Чтобы быстро реализовать любой проект, в методологии «Agile» используют знаменитую японскую технику «Канбан». Действуют канбан-доски по принципу «точно в срок» и включают всего три столбика: «надо сделать», «делается», «сделано». Соответственно, по мере выполнения конкретного задания запись о нем переносится из одного столбика в другой, что дает возможность участникам отследить, на какой стадии находятся то или иное задание, влияющее на ход проекта. Этот метод тайм-менеджмента особенно удобен, чтобы рационализировать свое рабочее время. Канбан-доски применяют и в целях личного планирования, потому что их механизм довольно прост, а сами таблицы наглядны. Сделать их визуально более интересными можно с помощью ярких маркеров и разноцветных стикеров. Кроме того, можно использовать электронные приложения (например, «Trello»), чтобы отмечать стадии процесса выполнения дела в любое время и в любом месте.
Существуют и другие техники и методы, которые позволяют грамотно спланировать личное время. Вот некоторые из них.
Г.А. Архангельский в своей книге «Тайм-Драйв. Как успевать жить и работать» подчеркивает важность постановки цели и умения находить пути ее достижения. Архангельский, размышляя над мотивационным аспектом тайм-менеджмента, выделяет три ключевых момента: «якори», «лягушки», «слоны». Под использованием «якорей» автор имеет в виду зацепки (например, музыка), которые ассоциируются с выполнением задачи конкретной направленности. Поедание «лягушек» – выполнение мелких, но не самых приятных заданий. Архангельский советует делать это по утрам, чтобы избавиться от навязчивой и неприятной мысли их постоянного присутствия в вашем графике. «Слоны» – масштабные задачи, требующие значительных затрат, поэтому автор рекомендует разбивать их на более мелкие, но с четко выделенным периодом их решения.
Д. Эйзенхауэр разработал матрицу, которую можно применять при осуществлении ежедневных планов. В ней есть две оси: ось важности и ось срочности, а значит есть важные и срочные дела (категория «А»), важные и несрочные дела (категория «B»), неважные и срочные дела (категория «C») и неважные и несрочные дела (категория «D»). Выполнение последних следует избегать, однако парадокс в том, что обычно именно их делать легко и приятно. Дела категории «B», как правило, связаны с собственным совершенствованием в различных областях. Практика показывает, что важные и срочные дела появляются как раз из-за недостаточного внимания к важным и несрочным. Поэтому часто человек работает с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Дела категории «C» же часто относят к категории «А», так как людям свойственно думать, что любое срочное дело – автоматически важное. Умение различать категории дел – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента.
Согласно принципу Парето, лишь 20% усилий приносят 80% результата. То есть в списке из 10 дел только 2 обеспечат 80% успеха. Следовательно, надо выявить эти 2 дела, включить их в категорию «А» и выполнить. Принцип Парето, по Т. Феррису, рассматривается и в контексте временных затрат: 80% дел можно сделать за 20% времени. Дополнительно в своей системе он использует закон Паркинсона (работа занимает все отведенное на нее время). Так, Феррис считает, что нужно максимально концентрироваться на важных заданиях в период, составляющий около 20% рабочего времени, а в оставшееся время заниматься рутинными задачами.
Для творческих же личностей, не терпящих рамки, в том числе временные, можно попробовать метод М. Форстера «Автофокус». Его суть: записав все необходимые дела, прочитать их. Интуитивно Вы остановитесь на определенной задаче, она «зацепит» Вас. Это дело нужно выполнить в первую очередь. Если задание сделано, то вычеркните его, если нет – перенесите в конец списка. Затем прочтите его вновь и выберите себе дело по душе. Это поможет стать более собранным и повысить личную эффективность.
Такие навыки тайм-менеджмента, как постановка цели, умение мыслить в краткосрочных и долгосрочных рамках, расставлять приоритеты, планировать свое время и сокращать статьи его расходов, можно выработать, если найти наиболее подходящие для Вас техники и методы управления временем, подстроить их под Ваш образ жизни и дисциплинировать их выполнение. Это поможет сделать каждый день более продуктивным, достичь в перспективе высоких результатов в любых начинаниях. Вам будет казаться, что у Вас появился дополнительный час, который можно потратить на саморазвитие, а также на качественный отдых.