Как справиться со всем и сразу, рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
Современному человеку волей-неволей приходится иметь сразу несколько навыков и, соответственно, работать в режиме многозадачности. Например, копирайтеру недостаточно просто писать качественные тексты, он должен быть и немного маркетологом, и немного дизайнером и даже экспертом в той или иной отрасли.
Есть некоторые должности, где без многозадачности и наличия большого количества навыков не обойтись. К ним относятся юристы, административный персонал, маркетологи, закупки, топ-менеджмент, руководители. Даже несмотря на то, что многие процессы становятся автоматизированными и роботизированными и, казалось бы, задач у человека должно становится меньше, но их количество только увеличивается.
Вышеперечисленные специальности предполагают, что человек работает в режиме многозадачности и строгих дедлайнов. Ему буквально нужно выполнять работу «за троих». Многозадачность в первую очередь связана не с тем, что работодатель хочет сэкономить на оплате труда — в целом темп жизни растет, всё происходит быстрее, человеку нужно подстраиваться и успевать везде и всюду. Однако, если заниматься одновременно несколькими делами, то в результате не удастся сосредоточиться ни на одном как следует.
Работать по плану
План поможет структурировать работу, выделить главное и второстепенное, распределить задачи не только для себя, но и для подчиненных (если речь идет о руководителях). Отсутствие плана и последовательности в работе приводит к тому, что сотрудник бросается от одного дела к другому и в результате ничего не доводит до финиша.
План, ориентированный на рабочее время, помогает снижать количество новых задач, выделять главные и не очень, выполнять в первую очередь те задания, дедлайн которых закончился еще вчера. Например, в течение дня специалист обычно выполняет 10 задач. В результате кажется, что все задачи новые, наступает хаос и беспорядок в делах. Если включить в план 5 задач, то только другие 5 будут казаться новыми и не выбьют из колеи. Нет смысла для каждой задачи выделять определенное количество времени, достаточно будет примерного. В план можно добавлять новые задачи — те, что поступают в течение дня.
Сосредотачиваться на главном
Следуйте принципу планирования по Глебу Архангельскому. Все задачи можно разделить на основные типы:
жесткие (те, что зависят от времени: совещания, звонки, встречи),
гибкие (не привязаны ко времени),
бюджетирование (объемные задачи).
В каждом типе задач следует расставить приоритетность и оставить временной промежуток на случай непредвиденных обстоятельств.
Ориентирование на приоритетные задачи помогает безболезненно откладывать те, которые можно отложить, и обязательно выполнять те, которые нужно выполнить любой ценой.
Если в течение дня появляются второстепенные задачи, то стоит каждый раз возвращаться к основной, чтобы в результате ее завершить. После чего стоит переместить фокус внимание на следующую по важности задачу и выстраивать свою работу только вокруг нее, отвлекаясь при необходимости на более мелкие.
Идите в ногу со временем
Существует множество задачников в электронной версии:
Календари Outlook и Google Calendar. Напомнят коллегам, что руководитель ушел в отпуск, о предстоящей встрече, оповестит при пересечении мероприятий по времени.
Менеджеры задач Todoist, Do It. Если какие-то задачи не выполнены, то программа автоматически их перенесет на следующий день или напомнит о незавершенных делах.
Системы управления проектами Trello или Mind Map. Эти сервисы отлично подойдут для руководителей, где можно расставить задачи по важности, распределить между сотрудниками, проконтролировать дедлайны.
Удобные сервисы помогают расставлять задачи по приоритетам, составлять планы на каждый день, корректировать их, а также распределять задачи между подчиненными и контролировать выполнение заданий.
Сокращайте число переключений
Чтобы не приходилось каждый раз перестраиваться на новую задачу, следует распределить их в группы по схожести. Например, переговоры по телефону, совещания, тренинги можно объединить вместе и расставить последовательно друг за другом.
Если задачи мелкие, требуют небольших корректировок или небольших временных затрат (например, звонок сотруднику, редактирование заметки, подготовка объявления, проверка почты и др.), то их можно объединить в одну группу и выполнить последовательно. На эти задания можно выделить непродолжительное время в начале дня, а затем уже приступить к более важным и объемным.
Пользуйтесь текущим контекстом. Когда появляется новая задача, то ее можно добавить в уже составленную группу. Если понадобилось отправить письмо коллеге, то можно заодно и проверить почту.
Неудобные задачи откладывайте. Если потребовалось выполнить задание, которое совсем выбивается из ранее составленного плана, то лучше перенести его на более подходящий момент по возможности.
Способы повысить концентрацию внимания
Метод 25-минутки помогает сосредоточиться на одной задаче и выполнить ее максимально быстро и эффективно. Засеките 25 минут и выполняйте только одну задачу. Когда прозвенит будильник, можно отвлечься, отдохнуть, заняться чем-то своим. Но следующие 25 минут должны быть посвящены только конкретной задаче. На первый взгляд может показаться, что ничего особенного в этом нет, но быстро можно убедиться, как бывает сложно сосредоточиться на одной задаче и не переключиться на что-то «свое».
Тренировка однозадачности
Метод перекликается с тем, который был описан выше. Тренировать однозадачность тоже стоит. Если заняты каким-то делом, то стоит сосредоточиться только на нем. Редактируете текст — не отвлекайтесь на соцсети и мессенджеры. Завершили редактирование — можно проверить новые сообщения. Составляете план для сотрудников на неделю — не переключайтесь на другие задачи, если они не «горящие», завершите уже то, что начали.
Единственно верная стратегия при многозадачности — качественное планирование, делегирование задач, умение отделять главное от второстепенного и повышенная концентрация внимания на текущей задаче.