Какие функции выполняет тендерный отдел и когда в нем есть необходимость? Об этом — в статье Seldon.
Тендерный отдел — внутреннее подразделение компании, которое занимается организацией участия в торгах: начиная с анализа рынка и поиска тендеров и заканчивая подписанием контракта. Чем активнее тендерная деятельность организации, тем больший тендерный отдел ей требуется.
Разберем основные функции тендерного специалиста. В спектр его обязанностей входит:
- Анализ рынка, в том числе:
- Динамики закупок, их сезонности.
- Активности конкуренты: кто они, в каких тендерах участвуют, на каких условиях побеждают.
- Поиск тендеров для участия (вручную или с использованием сервисов-агрегаторов).
- Анализ целесообразности участия в закупке.
- Получение ЭЦП — подготовка документов, установка специального программного обеспечения и прочее.
- Аккредитация, регистрация на электронных торговых площадках.
- Подготовка тендерной документации и подача заявки в обозначенные сроки.
- Получение при необходимости выписок/ справок из уполномоченных служб.
- Взаимодействие с финансовыми организациями (для обеспечения заявки, контракта).
- Взаимодействие с заказчиками (подготовка запроса разъяснений, переговоры в период планирования закупок и пр.).
- Непосредственно сам процесс участия в торгах.
- Взаимодействие с гос органами надзора в области госзакупок. Например, при подаче жалобы, исков на заказчика, представление интересов компании в ФАС или в суде.
- Отслеживание изменений по тендерам, в которых компания участвует
- Заключение контрактов.
- Мониторинг изменений в законодательстве (новостные порталы, регулярное обучение).
- Подготовка отчетов о ходе выполнения контрактов и иной тендерной отчетности.
Если развитие тендерного направления — приоритетная задача компании, начните с найма тендерных специалистов. Важно, чтобы они занимались только профильными задачами, а не совмещали их с нагрузкой других отделов (распространены ситуации, когда тендерами в небольшой компании занимается юрист или бухгалтер).
Для создания комфортной и прозрачной рабочей среды рекомендуем использовать тендерные IT-сервисы. Например, Seldon.Doc позволит автоматизировать тендерные процессы: упростит поиск, мониторинг и маршрутизацию процедур, эффективно организует работу с ними.. В сервисе будут доступны оповещения об изменениях, он позволяет обмениваться документами, комментировать этапы и контролировать статусы. Руководитель будет получать сводную аналитику по каждому сотруднику/группе/отделу в любой момент времени, не задействуя дополнительные ресурсы. CRM для тендерного отдела позволит определить причины отказов от участия, отклонения заявок и многое другое.
Компания Seldon желает вам успешного участия в торгах и всегда готова проконсультировать по вопросам развития тендерного отдела!