Проектирование современного офиса — это сложный и трудозатратный процесс, требующий значительных материальных, временных и человеческих ресурсов. Без должной подготовки организация, планирующая переезд в новый офис, может столкнуться с трудностями. Ошибки в прогнозе потребностей и зонировании офисных площадей, некорректный расчет требуемых инженерных ресурсов мощности, а также низкое качество строительных работ могут привести к увеличению планируемого бюджета и негативно отразиться на качестве готового офиса. В результате офис не будет отвечать необходимым требованиям компании. Партнер, руководитель департамента управления строительными проектами CMWP Павел Якимчук поделился со «Стройгазетой» опытом и знаниями, полученными в ходе десятков успешно реализованных проектов.
С первых шагов важно определить основную цель офисного проекта. Так как зачастую чрезмерный фокус на организации строительных процессов, приводит к тому, что упускается из вида то, что офисное пространство является механизмом решения конкретных задач, стоящих перед заказчиком. Это может быть оптимизация расходов или улучшение бизнес-процессов.
Разберем ключевые моменты, на которые стоит обращать внимание при планировании и реализации проектов офисных пространств, начиная с разработки стратегии рабочего пространства (Workplace) и проектных решений и заканчивая стадией отделочных работ (Fit-out) и передачей «ключей» заказчику.
Сроки аренды
Если помещение, в котором планируется реализация проекта – арендованное, важно обратить внимание на сроки договора аренды. Если договор краткосрочный (до 1-2 лет) офис можно считать «временным». В этом случае целесообразно ограничиться косметическим ремонтом, включающим обновление отделки, замену световых приборов и внедрение элементов брендинга. Проект Fit-out в таком случае может включать минимальные изменения, например, устройство нового напольного покрытия.
Если же офис будет арендоваться на долгосрочной основе или приобретаться в собственность, проект Fit-out может требовать более серьезных изменений: перепланировки офисных зон, возведения перегородок, переноса мокрых точек, разводки инженерных сетей и других ключевых изменений, влияющих на функциональность и комфорт работы сотрудников.
В любом случае, вне зависимости от сроков владения помещением, важно убедиться в его безопасности и исправности. Для этого нужно провести технический аудит.
Бюджет
Стоит помнить, что при планировании нового офиса важным параметром является составление бюджета. Как показывает опыт, плохое планирование может легко привести к существенному перерасходу средств, особенно если изначально не учесть все статьи затрат и не определиться с желаемым уровнем отделки помещения. Для расчета стоимости отделки офисных помещений стоит ориентироваться на следующие аналитические данные CMWP:
Базовая отделка: в среднем 100 000 рублей за кв. метр;
Средний уровень отделки: 142 000 рублей за кв. метр;
Премиальная отделка: 235 000 рублей за кв. метр;
Услуги дизайнера: около 850 рублей за кв. метр;
Мебель: в среднем 25 000 рублей за кв. метр.
При планировании бюджета важно также учитывать необходимость авторского надзора и управления проектом. Эти услуги обеспечивают контроль за соответствием реализации проекта согласованным дизайн-решениям и технической документации, а также помогают снизить риски увеличения сроков, расходов и потери качества. Стоимость данных услуг варьируется в зависимости от масштаба и сложности проекта и составляет в среднем от 325 000 до 800 тыс. рублей в месяц. Это обоснованные вложения в качество реализации проекта и минимизация непредвиденных затрат. Выбирайте только квалифицированные компании по управлению проектами Fit-out. Опытная команда поможет контролировать все этапы проекта и обеспечить эффективное использование ресурсов, что особенно важно при реализации офисных решений с высоким уровнем проработки.
Стратегия организации рабочего пространства (Workplace strategy)
Важно начинать офисный проект с разработки стратегии и концепции будущего офиса. Стратегия помогает не только сформулировать цели, но и определить будущих резидентов и их потребности. Стоит определить не только текущих пользователей к размещению, но и заложить реалистичный рост численности подразделений. Вместе с резидентами определить состав и площадь всех необходимых помещений, общие требования к размещению сотрудников и так далее. Перед определением итоговой емкости офисного пространства нужно обратить внимание на технические условия помещения/объекта. Хватит ли выделяемых мощностей (воздуха, электричества) для обеспечения комфортных условий размещения сотрудников. Говоря о комфортном размещений сотрудников, мы рекомендует отталкиваться от показателей 9-10 кв. метров на человека, при это в любом случае важно осуществить дополнительную проверку на предмет дополнительной корректировки.
Написание технического задания (ТЗ)
После разработки концепции (Workplace) нужно составить грамотное ТЗ с полным перечнем требований — это задача, которая должна выверяться и согласовываться с заказчиком. Это важный шаг на пути к проектированию, так как ТЗ определяет принципиальные решения по реализации проекта. В нашей практике были случаи, когда клиент менял техническое задание, добавляя дополнительные вводные или условия на завершающих этапах разработки проектной документации, что, безусловно, затягивает сроки реализации проекта.
Размещение инженерных систем
При проектировании офиса с нуля первое, на что следует обратить внимание, — это размещение базовых инженерных систем. В идеале, все функциональные зоны должны располагаться в зависимости от точек подключения инженерных систем. Мы не рекомендуем переносить санузлы или зоны приема пищи с поведением воды в отдаленные от точек подключения водопровода и канализации зоны. Конечно, вариант переноса функциональных помещений возможен, однако он накладывает риски при дальнейшей эксплуатации объекта.
Слаботочные системы и автоматизация
Современные офисы оснащаются не только традиционными инженерными системами, но и современными информационными системами. Системы «умного» офиса, автоматизирующие базовые процессы, набирают все большую популярность последние 5 лет. Эти технологии существенно повышают эффективность использования офисного пространства.
Промежуточный контроль на этапе проектирования
На этапе проектирования важно помнить о промежуточном контроле, чтобы на ранних этапах определить несоответствия разработанного проекта техническому заданию. Это позволяет оперативно вносить корректировки и избегать дорогостоящих ошибок в дальнейшем.
Строительство
Когда наконец наступает очередь строительства заказчику следует уделить особое внимание выбору генерального подрядчика, его опыту и реализованным кейсам в области Fit-out. На данном этапе важную роль играет технический заказчик или проектный менеджер, чья задача заключается в подборе генпроектировщика и генподрядчика, защите интересов заказчика и контроле за соблюдением проектной документации. Также ключевыми являются действия по минимизации расходов на непредвиденные траты и своевременное выявление потенциальных проблем на этапе строительства.
Заключение
Подводя итог, при проектировании и реализации офисных проектов Fit-out необходимо учитывать как мелкие технические детали, так и стратегические задачи. Ключевым аспектом является разработка стратегии рабочего пространства, которая поможет определить, что именно должен представлять собой новый офис и как он будет отвечать потребностям компании. Не менее важно обеспечить грамотное планирование сроков аренды, бюджета и рабочего пространства, а также привлечение опытной команды, которая обеспечит контроль за каждым этапом, гарантируя успешную реализацию проекта в рамках бюджета и в срок.