26 ноября 2024г.
Такая тема 26 ноября была вынесена на очередное заседание Комитета Кузбасской ТПП по безопасности предпринимательской деятельности. В мероприятии, организованном в смешанном формате, приняли участие более 30 предпринимателей региона.
Открыла заседание Елена Гаан, председатель указанного комитета, руководитель и основатель группы компаний «С-Лига», которая подчеркнула важность грамотного ведения делопроизводства в рамках выстраивания в бизнесе системы безопасности.
В качестве ключевого спикера выступила Наталья Зеленова, директор бюро услуг ООО «БНК Плюс», эксперт по управлению документами с большим опытом практической работы.
Во вступительном слове она пояснила, как родилась идея содержания сегодняшнего заседания, когда на предыдущем заседании комитета палаты, на котором разбирались виды безопасности, возникла идея связать проблему организации делопроизводства с каждым из этих видов.
В выступлении эксперт показала роль эффективно выстроенного делопроизводства в различных видах безопасности на предприятии: в экономической, информационной, правовой, кадровой, репутационной и физической. Также остановилась на роли электронных документов в улучшении этих процессов и важности правильной классификации информации, особенно конфиденциальной.
Напомнила, какими нормативными правовыми актами регулируется конфиденциальность информации, что входит в этот перечень. Как было сказано, в Указе Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 обозначен перечень из 6-ти видов информации, отнесенной к конфиденциальной. Сюда отнесены: персональные данные, тайна следствия и судопроизводства, служебная тайна, профессиональная тайна, коммерческая тайна, секрет производства или ноу-хау.
Если предприятие обладает каким-либо из этих видов, то их конфиденциальность необходимо оформить в документообороте. Было пояснено, какие для этого нужно разработать документы: инструкции по закрытому документообороту, журнал движения документов ограниченного пользования и т.д.
Также спикером даны советы по охране персональных данных и кадровой безопасности. При широком введении электронного документооборота, акцентировала внимание она, исключительно в бумажном виде по-прежнему ведется несколько документов, в том числе приказы об увольнении, журнал учета несчастных случаев, акты о несчастном случае и т.д.
В отдельный блок были вынесены вопросы хранения, обработки документов и составления номенклатуры дел. На предприятии необходимо вести номенклатуру документов, которые в том числе подлежат передаче в архивы с определенными сроками хранения. В этой части спикером пояснено, что в соответствии с приказом Росархива от 2023 г. №77 вводится система электронных архивных документов с применением системы хранения электронных документов (СХЭД). Пока это не коснулось малого бизнеса, но организации уже готовы к этим процессам, отметила она.
В заключение слушатели поблагодарили Наталью Зеленову за интересный и содержательный обзор по организации современного документооборота.