19 ноября мы провели вебинар на тему "Электронные акты сверки в 2 клика", ниже можно ознакомиться с темами обсуждения, а также ответами на вопросы участников вебинара.
Обсудили:
- Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности: сроки проведения, этапы проведения инвентаризации расчетов.
- Форма электронного акта сверки: Форму акта сверки расчетов организация может разработать самостоятельно, подписывает документ руководитель. Обычно в нем предусмотрена и подпись главного бухгалтера для подтверждения указанных в акте сведений.
- Что нужно знать об ЭДО?
- Какими документами можно обмениваться с контрагентами:
EDI - сообщения (заказ, ответ на заказ, уведомление об отгрузке)
Электронные накладные (эТН, эТТН)
Электронные акты, счета, договоры и прочие юридически значимые документы
Кадровые документы (приказы, заявления и т.д.)
Внутренние документы организации (бухгалтерия без бумаг) - И многое другое!
Ответы на вопросы участников:
1. Как работать с ЭДиН, если я не бухгалтер?
- Для доступа к работе с ЭДО необязательно быть бухгалтером, в 1С можно выдать роль, дающую соответствующий доступ. Это важно, так как не только бухгалтер занимается выпиской документов.
2. Как начать пользоваться ЭДО?
- Необходимо подключиться к сервису ЭДиН, пригласить контрагентов к ЭДО, выбрать вариант работы.
3. В каком формате отправляются и принимаются акты сверки через ЭДО? ПДФ или файл, который можно загрузить в 1С?
- Xml файл.
4. Акт сверки электронный можно ли подписать рукой с другой стороны? Или только должны быть 2 электронные подписи?
- Если вы переходите на работу с электронными актами сверки, ЭЦП должны быть как со стороны отправителя, так и со стороны получателя.
5. Не совсем поняла про ключ ЭЦП от ЭДиН. Можно оформить его у вас?
- Нет, сервис “ЭДиН” не занимается продажей или изготовлением электронных цифровых подписей (ЭЦП). Мы предоставляем только информационную поддержку.
6. Контрагент присылает акт сверки, в котором сальдо на конец не совпадает с нашими данными. Возможно ли будет такой процесс в ЭДиН при подписании электронного акта сверки?
- Да, с помощью комментариев можно указать информацию такого рода.
7. Нужно ли отразить использование электронного акта сверки в учётной политике?
- Да.
8. Если контрагент не желает подписывать акт сверки, как это отразится на инвентаризации?
- Аналогично процессу на бумажных документах.
9. Как создать архив?
- Архив электронных документов создается параллельно тому, как вы создаете электронные документы.
10. Как добавить договор в этот архив? Он будет с подписями с двух сторон?
- Создать регистрационно-контрольную карточку;
- Загрузить договор в формате PDF;
- Подписать и отправить договор с двух сторон.
11. Сумма задолженности в акте сверки часто не совпадает из-за даты отражения в учете. Как быть в таком случае в электронном варианте?
- Вы можете указать информацию в комментарии, и ваш контрагент её увидит.
12. Можно ли подписать ЭЦП главного бухгалтера и ответственного лица? Или только одно ЭЦП от организации?
- Нет, поддерживается множественное подписание, можно добавить подпись нескольких лиц.
13. Возможен ли обмен актами сверки без наличия модуля с 1С?
- Нет, без наличия модуля ЭДиН:ЭДО для 1С обмен невозможен.
14. Если у нас сальдо не сходится с данными контрагента, мы должны все равно подписать акт сверки, просто указав в комментариях, что сальдо не сходится?
- В данном случае вы отклоняете акт сверки и пишете, что сальдо не сходится.