Автор: Быков Иван
Ведущий эксперт Удостоверяющего центра Контура.
Расскажем про изменения в законе об электронной подписи и объясним, с какими законодательными и практическими тонкостями бизнес сталкивается после их вступления в силу. А если у вас возникают вопросы про КЭП и МЧД, вы можете задать их лично экспертам Удостоверяющего центра Контура.
Что изменилось в законе
Сотрудники компаний с 1 сентября не могут подписывать документы, с помощью сертификата электронной подписи с реквизитами юридических лиц (ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Вместо них закон предлагает использовать сертификаты физлиц, в которых нет данных компании. Выпустить их можно в аккредитованных удостоверяющих центрах, например, в УЦ Контура. Подтвердить полномочия работать с документами и отчетностью от имени компании сотрудник может с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).
Нужно ли отзывать сертификат физического лица при увольнении сотрудника
Владельцем сертификата является физическое лицо — сотрудник компании. Если он при увольнении захочет его отозвать, то сможет это сделать.
Задача компании при увольнении — вовремя отменить МЧД. Если этого не сделать, сотрудник без ведома организации сможет, например, подписать контракт, условия которого бывший работодатель не сможет выполнить.
Также перед увольнением стоит расшифровать документы, которые сотрудник засекретил с помощью своего сертификата ЭП, чтобы не потерять данные. Еще нужно ограничить доступ работника в информационные системы компании.
Как руководителю филиала российской компании выпустить МЧД на своих сотрудников
По закону директора филиалов российских компаний могут оформить доверенности на сотрудников без дополнительных условий (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Но на практике МЧД придется оформить через нотариуса.
Всё потому, что у руководителей филиалов нет сертификатов электронной подписи с реквизитами юрлица, только личные. МЧД с возможностью передоверия выпускают на них как на физических лиц, а, значит, доверенность нужно удостоверить нотариально.
У нотариуса необходимо выпустить все МЧД, в том числе и первую в цепочке — от руководителя главной компании на директора филиала. Иначе из-за технических особенностей не получится выпустить последующие доверенности.
Можно ли выпустить МЧД, если сведения о компании в ЕГРЮЛ скрыты
Можно, но без дополнительных действий ее не получится зарегистрировать в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД. Туда загружают доверенности, чтобы каждый раз не прикладывать их файлы к подписанным документам. А некоторые контролирующие органы — например, ЕГАИС — требуют, чтобы МЧД регистрировали в распределенном реестре.
Чтобы зарегистрировать доверенность в распределенном реестре, ФНС предлагает:
- открывать сведения в ЕГРЮЛ на время выдачи МЧД, но это долго, плюс организация может попасть в санкционные списки;
- выдавать МЧД через нотариуса — к нему нужно принести паспорт доверителя, выписку из ЕГРЮЛ с данными скрытого руководителя, а также устав организации.
Если доверенность не используют для отчетности, ее не обязательно регистрировать в распределенном реестре ФНС. МЧД можно отправлять контрагенту в пакете с документом.
Что поможет упростить работу с МЧД и сертификатами физлиц
Оптимизировать бизнес-процессы можно с IT-решениями от Удостоверяющего центра Контура. С их помощью можно легко оформить МЧД и регистрировать их в распределенном реестре ФНС, выпустить сертификаты для сотрудников-физлиц, управлять ими и контролировать сроки действия. А если при работе с доверенностями и сертификатами возникнут трудности, эксперты Удостоверяющего центра проконсультируют вас.
Реклама erid: 2VSb5xd3Jp8
16+ , ООО «Сертум-Про», ОГРН 1116673008539, юридический адрес 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715