Чат-бот для HR – чем полезен и где применим

4 октября 2024 г.

Время чтения: 6 минут Комментариев нет

Чат-боты становятся важным инструментом для HR, значительно упрощающим и ускоряющим процессы подбора, адаптации и взаимодействия с сотрудниками. Они могут выполнять различные задачи, начиная от первичной обработки заявок на вакансии до обучения новых сотрудников. Примеры того, как HR-чат-боты могут помочь, а также интересная практика их использования в материале экспертов аутсорсингового агентства STH-group.

Чат-боты могут быть созданы специально для вашей компании, также на рынке много уже готовых ботов, которые можно привязать к HR-процессу. Их поддержка платная, в среднем 10 тыс. в месяц, а функционал различный. Роботы общаются текстом и голосом, есть бот-администраторы, которые умеют банить участников-нарушителей чата за ненормативную лексику или спам и собирать статистику чата.

Автоматизация первичного этапа рекрутинга

Предварительный скрининг кандидатов. Чат-боты могут задавать кандидату вопросы для оценки его базовых компетенций и опыта. Это позволяет отсеивать неподходящих кандидатов и автоматически передавать данные рекрутерам о наиболее подходящих кандидатах.

Пример. Бот может задать вопросы о квалификации, опыте, месте проживания и даже мотивации. Если кандидат соответствует требованиям, он направляется на следующий этап, например, на собеседование.

Автоматизация записи на интервью. Чат-бот может предложить кандидату выбрать удобное время для интервью, синхронизируясь с календарём рекрутера.

Пример. Кандидат взаимодействует с ботом, выбирает удобную дату и время, а рекрутеру приходит уведомление с подтверждением встречи.

Отвечает на часто задаваемые вопросы (FAQ)

Снижение нагрузки на HR. Кандидаты часто задают однотипные вопросы, например, о зарплате, графике, требованиях и другие. Чат-бот может автоматически отвечать на такие вопросы, освобождая время рекрутеров для более важных задач.

Пример. Чат-бот отвечает на вопросы о процессе отбора, корпоративных правилах, соцпакете и других аспектах работы, которые являются общими для всех сотрудников компании.

Адаптация новых сотрудников

Помощь в онбординге. После найма чат-бот может стать отличным инструментом для адаптации новых сотрудников. Он может помочь с формальностями (документы, регистрация, доступ к системам) и ответить на вопросы, возникающие у новых работников.

Пример. Чат-бот может предложить сотруднику пройти через чек-лист адаптации, отправить важные документы или видеоматериалы, ответить на вопросы о политике компании и предоставить ссылки на корпоративные ресурсы.

Оценка вовлечённости сотрудников

Сбор обратной связи. Чат-бот может проводить регулярные опросы сотрудников для оценки их уровня удовлетворённости, вовлечённости и выявления возможных проблем.

Пример. Раз в месяц чат-бот может задавать сотрудникам несколько вопросов об их удовлетворённости работой, уровне стресса и предложениях по улучшению условий труда. Это помогает HR оперативно реагировать на проблемы.

Поддержка в обучении и развитии

Организация и контроль обучения. Чат-бот может напоминать сотрудникам о прохождении тренингов, предоставлять доступ к учебным материалам и отслеживать прогресс.

Пример: Бот напоминает сотруднику о необходимости пройти обязательное обучение по технике безопасности и предоставляет ссылку на соответствующий курс.

Поддержка при увольнении сотрудников

Автоматизация процесса увольнения. Чат-бот может напоминать уволенному сотруднику с выполнением всех формальностей, таких как возврат оборудования, сдача документов и получение рекомендаций.

Пример. Чат-бот помогает сотруднику разобраться с последними шагами перед увольнением, напоминает о документах и сроках, о том, в каких кабинетах необходимо подписать бегунок и когда придет расчет.

Работа с массовым подбором персонала

Массовый скрининг кандидатов. В случае массового набора чат-боты позволяют быстро обработать большое количество заявок, задавая стандартные вопросы и оценивая соответствие кандидатов минимальным требованиям.

Пример. В крупных ритейл-компаниях чат-боты помогают оперативно отбирать продавцов-консультантов, грузчиков или кассиров, что экономит время рекрутеров. На больших складах, где наблюдается высокая текучесть кадров чат-боты также помогают отсеивать кандидатов.

Практика использования чат-ботов в HR

В компании Gloria Jeans чат-боты интегрированы с ATS-системой. Они обрабатывают более трех тысяч кандидатов в месяц, что позволяет не увеличивать штат рекрутеров и экономить время на ручной обработке данных кандидатов. Боты обрабатывают отклики, связываются с теми, до кого не смогли дозвониться, проводят скрининг и собирают обратную связь. Такие инструменты сокращают путь кандидата и усиливают HR-бренд компании благодаря мгновенной обратной связи.

Unilever применяет чат-ботов для массового набора молодых специалистов. Бот взаимодействует с кандидатами, задает вопросы по компетенциям и личным качествам, а также предлагает пройти онлайн-тестирование в виде игр, которые помогают оценить когнитивные и эмоциональные способности, что важно для компании. После этого успешные кандидаты приглашаются на финальное собеседование.

В Cognizant чат-бот был использован для адаптации новых сотрудников. Сотрудникам предоставлялись пошаговые инструкции через бот о том, как настроить системы, получить доступ к нужным ресурсам и успешно начать работу. Это снизило нагрузку на HR-специалистов и ускорило процесс онбординга.

В компании «Балтика» считают, что первую линию взаимодействия с кандидатами можно смело доверить боту. «95% завершивших бота кандидатов отвечают на звонки рекрутеров — бот предупреждает о том, что им позвонят, и недозвонов стало значительно меньше. И, что самое главное, за первый квартал 2023 года мы перевыполнили свой KPI: 93% вакансий закрыты в срок при цели 85%», - делятся в компании.

Анализируя опыт своих сотрудников, компания L’Oreal отметила качества, без которых бизнес не может быть успешным. Особенно это касалось категории сотрудников непосредственно работающих с клиентами. Для того, чтобы фильтровать кандидатов, был разработан чат-бот. Он задавал вопросы, связанные с личными качествами, опытом и мотивацией. Отвечая на них самостоятельно, а не в личной беседе с рекрутером, у кандидатов была возможность не спеша проанализировать предложенные ситуации, примериться к профессии. Вопросы таких чат-ботов, отчасти, похожи на психологические тесты. На основе ответов чат-бот оценивает соответствие требованиям. В итоге до собеседования доходят кандидаты наиболее подходящие для той или иной вакансии.

В строительной компании Vinci применяли чат-бот для массового подбора рабочих. Бот взаимодействовал с потенциальными кандидатами, задавал вопросы о готовности к работе на стройке, наличии документов и требуемых навыках. В поисках занятости, особенно если они затягиваются, люди часто переоценивают свои возможности и откликаются на вакансии, к которым не готовы морально или физически. Вопросы чат-бота могут быть сформулированы таким образом, чтобы кандидат составил первое представление о том, с чем ему придется иметь дело. Опытный сотрудник будет понимать, что от него требуется, а новичок задумается и еще раз все взвесит.

Неожиданный плюс: чат-боты смягчают и борются со стереотипами

Преимущества чат-ботов очевидны. Специалистам HR они помогают автоматизировать многие процессы, снижая нагрузку. Особенно полезны боты при массовом подборе, когда требуется оперативная работа с большим объемом входящей информации.

Однако есть еще один немаловажный нюанс, о котором рассказывают в компаниях, где уже применяются боты – они позволяют смягчить предвзятость. В процессе ручного подбора персонала всегда есть вероятность неосознанной предвзятости по признаку пола, возраста, личных ассоциаций. Согласно исследованию, 48% менеджеров по персоналу признают, что предвзятость влияет на их выбор кандидатов. Инструменты подбора персонала на базе ИИ сосредоточены исключительно на навыках человека. Следовательно, вероятность какой-либо предвзятости при принятии решений меньше, а значит выше шанс найти именно такого специалиста, который нужен именно вам.