Один из крупнейших налогоплательщиков Республики Татарстан, компания «Татспиртпром» поставила перед собой амбициозную цель — перейти на налоговый мониторинг всего за 6 месяцев. Учитывая, что на начало проекта весь финансовый документооборот был на бумаге. Как им это удалось?
АО «Татспиртпром» включает пять заводов, торговое предприятие «Алкоторг» и логистические центры. Общая численность работников — 3,5 тыс. человек. Продукция компании представлена во всех регионах РФ и в 10 странах-импортерах.
В своей политике в области цифровизации компания ориентируется на направления, которые задает государство. В 2022 году в «Татспиртпром» приняли решение перейти на налоговый мониторинг (НМ), так как камеральные проверки требуют больших трудозатрат финансовой службы на подготовку и выемку документов, отвлекают сотрудников на проведение контрольных мероприятий и замедляют процессы бухгалтерии.
С переходом на налоговый мониторинг для компании снижается риск штрафов, так как ФНС может оперативно выявлять спорные ситуации, вовремя на них реагировать и предупреждать их возникновение.
Что необходимо учесть при переходе на налоговый мониторинг
Основная сложность — жестко регламентированные сроки. «Татспиртпром» проделала большой объем работ за рекордно короткий период — всего 6 месяцев. Подрядчиком на проекте выступала компания Softline — партнер Directum.
Ход проекта
● построить единое цифровое хранилище документов;
● связать скан-копии первички с операциями в учетной системе и настроить доступ через витрину данных;
● навести порядок в процессах и подготовить пользователей к работе по новым правилам.
При этом нужно было пройти все этапы дорожной карты, составленной ФНС для вступления в налоговый мониторинг.
Важная составляющая налогового мониторинга: хранение финансовых документов
До старта проекта в компании не было централизованного электронного архива, так как весь финансовый документооборот был полностью бумажным.
Чтобы сформировать требования к системе для хранения документов, была организована рабочая группа из специалистов финансовой службы и главного бухгалтера. При выборе ИТ-решения компания опиралась на опыт других предприятий, которые уже перешли на цифровое взаимодействие с ФНС.
Компания выбрала «Архив для налогового мониторинга» от Directum, так как у вендора есть:
● специализированное решение для хранения документов с учетом требований ФНС;
● интеллектуальные решения для оцифровки бумажных документов;
● опыт подобных проектов.
Для «Татспиртпрома» было важно создать безопасный и надежный архив финансовых и договорных документов. В сравнении с государственными СЭД или облачными хранилищами на базе сервисов ЭДО, большое преимущество финансового архива от Directum в том, что его можно разместить в привычной инфраструктуре компании.
Архитектура решения
Залог высокой скорости — искусственный интеллект в рутинной работе
Чтобы упростить пользователям работу по наполнению архива, компания внедрила интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, ускоряя обработку минимум в 2 раза. При этом исключаются ошибки из-за невнимательности. В первый месяц промышленной эксплуатации ИИ-сервисы обработали около 10 тыс. входящих документов.
Умная обработка входящего потока документов
«Применение ИИ для обработки первичных документов — это базовый этап, с которого необходимо начать формировать электронный архив. «Пропускная способность» интеллектуальных сервисов в сравнении со скоростью работы специалистов бухгалтерии в 2-3 раза выше. К тому же исключается риск ошибок и опечаток из-за человеческого фактора.
Помимо оцифровки бумажных документов, ИИ-сервисы обрабатывают неструктурированные ПУД, поступившие через сервисы обмена. Кроме того, с их помощью можно собирать первичку в комплекты, связать их с карточкой организации для удобных выгрузок и отчетов по контрагенту. Благодаря ИИ-обработке из документов извлекается текстовый слой, что делает их доступными для полнотекстового поиска в финансовом архиве Directum».
Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются каждую неделю. Сейчас точность извлечения данных выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки:
● актов выполненных работ;
● входящих счетов на оплату;
● счетов-фактур;
● корректировочных счетов-фактур;
● товарных накладных;
● универсальных передаточных документов;
● универсальных корректировочных документов.
«У рабочей группы проекта были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Потому что раньше документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге.
Чтобы избежать этого, мы проводили обучение в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. Пришлось провести масштабное обучение большого числа сотрудников на всех заводах и складах. В некоторых случаях приходилось выезжать на место, чтобы прояснить все вопросы пользователей и ускорить внедрение. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек».
Полный отказ от бумаги, или как перевести в цифру документооборот с контрагентами
В процессе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в цифру. Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена Диадок.
Электронный документооборот с контрагентами