Может ли современная компания обойтись без электронного документооборота (ЭДО)? В чем плюсы и минусы цифровизации предприятия? Как автоматизировать бизнес-процессы со скидкой до 60%? Ответы на эти и другие вопросы разобрали вместе с руководителем Инжинирингового центра (РЦИ) на базе центра «Мой бизнес» Анастасией Лапушкиной.
Что такое ЭДО?
ЭДО или электронный документооборот — это электронная система, где пользователи-сотрудники организаций могут обмениваться юридически значимыми электронными документами, а также управлять личными документами.
ЭДО — это современная альтернатива бумажному делопроизводству. Многие компании уже перевели работу с документацией в электронный формат.
Такой документооборот ускоряет и упрощает передачу рабочих файлов между физическими и юридическими лицами, а также контролирующими госучреждениями.
Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть завизирован действующей электронной подписью:
«Электронная подпись гарантирует, что документ не редактировали после подписания, и что подпись принадлежит конкретному человеку или организации», — объяснила Анастасия Лапушкина.
На данный момент в РФ нет единого нормативно-правового акта, который регулировал бы внедрение электронного документооборота. Тем не менее, законодательные требования, регламентирующие работу ЭДО, изложены в отдельных приказах и постановлениях, например:
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»
Налоговый кодекс Российской Федерации — регулирует вопросы использования электронных счетов-фактур и представления электронных документов в налоговые органы
Гражданский кодекс Российской Федерации — содержит положения об обмене документами в электронной форме при совершении сделок
Трудовой кодекс Российской Федерации — регулирует ЭДО в сфере трудовых отношений
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — допускает оформление первичных учётных документов в электронном виде
Виды ЭДО: как выбрать?
Вид ЭДО будет зависеть от типа правовых отношений между участниками процесса делопроизводства:
1. Внутренний электронный документооборот
К этому виду относится СЭД (система электронного документооборота внутри конкретной компании), которая обеспечивает обмен документами между сотрудниками и руководством одной организации. К подвидам СЭД обычно относят кадровый, бухгалтерский, управленческий, складской, производственный ЭДО, а также цифровые архивы и различные CRM-системы.
2. B2B ЭДО — обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами и партнерами.
3. B2G ЭДО — обмен электронными документами с государственными органами. Как правило, бизнес взаимодействует с Федеральной налоговой службой, Социальным фондом России, Федеральной службой государственной статистики и Фондом социального страхования.
Обязательно ли переходить на ЭДО?
Законодательство не обязывает организации переходить на ЭДО. Но, как отметила руководитель РЦИ, тенденция к повсеместному использованию ЭДО становится все более очевидной:
«Все чаще взаимодействие с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Более того, некоторые законодательные новшества в сфере бизнеса допускают исключительно электронный документооборот».
Например, участники оборота маркированной продукции могут работать только через оператора ЭДО. В основе национальной системы прослеживаемости товаров также лежит именно электронный документооборот: организации отправляют счета-фактуры, УПД и документы в ФНС в электронном формате.
О плюсах и минусах ЭДО
Основные преимущества электронного документооборота:
высокая скорость обработки документов
автоматизация многих этапов документооборота
электронный архив занимает гораздо меньше места, чем документы в бумажном формате
высокая степень защищенности информации
возможность удалённой работы с документами.
Минусы внедрения ЭДО не так очевидны и на деле легко разрешаются:
предприятию потребуется регламент по работе с СЭД. Также нужно будет внести изменения в учетную политику компании. Однако новые документы являются типовыми, поэтому работа над ними не займет много времени
необходимости обучения и адаптации сотрудников
если контрагент пользуется услугами другого оператора ЭДО, нужно будет вручную настроить роуминг для корректной работы. На деле предприятию нужно будет просто отправить приглашение контрагенту.
Как подключить ЭДО со скидкой 60%
«У многих предпринимателей все еще есть стереотип, что переход на ЭДО — это сложно и долго. Действительно, когда-то этот процесс занимал месяцы. Сегодня же он ограничен несколькими днями. Короткий адаптационный период неизбежен, но в ближайшей перспективе для бизнеса открываются большие возможности для оптимизации работы, повышения информационной безопасности и экономии ресурсов», — рассказала Анастасия Лапушкина.
Как отметила руководитель РЦИ, еще одной «болью» предпринимателей, которые хотели бы подключить ЭДО, становятся первоначальные затраты на внедрение, подключение и обслуживание системы. Однако и этот вопрос теперь решается гораздо проще благодаря господдержке по нацпроекту «Малое и среднее предпринимательство».
В Инжиниринговом центре на базе «Моего бизнеса» открыт прием заявок на услугу по цифровизации предприятий на условиях софинансирования. В рамках господдержки предприниматель сэкономит до 60% от суммы затрат на разработку и внедрение ЭДО.
Услугой могут воспользоваться компании в сфере промышленного и сельскохозяйственного производства, а также разработки и внедрения инновационной продукции. Узнать подробную информацию об условиях поддержки и подать заявку на услугу можно на сайте центра «Мой бизнес».
Часто задаваемые вопросы
Чем цифровой документ отличается от электронного?
Цифровой документ — это любой документ в электронном формате, который можно можно сохранить и передать в цифровом виде.
Электронный документ — это подвид цифрового документа. Он имеет юридическую силу благодаря наличию электронной подписи и соответствию другим нормативным требованиям.
Насколько безопасен электронный документооборот?
Электронный документ безопаснее бумажного аналога. Разумеется, только при условии правильного использования технологий шифрования и электронной подписи, соблюдения политики безопасности и регулярном обновлении программного обеспечения.
Требуется ли специальное программное обеспечение для работы с ЭДО?
Да, потребуется установить специализированную программу для редактирования, хранения и обмена цифровыми документами. Выбор ПО зависит от потребностей организации и может включать как базовые текстовые редакторы, так и комплексные системы управления документооборотом. Центр «Мой бизнес» оказывает услугу по разработке и внедрению системы ЭДО на предприятиях.
Цифровизовать бизнес-процесс можно на условиях софинансирования, где средства господдержки составляют до 60% от суммы затрат. Подробнее на сайте центра mbnso.ru.
Имеют ли электронные документы юридическую силу?
Юридическая сила обеспечивается квалифицированной электронной подписью, а также соблюдением нормативно-правовой базы, регулирующей электронный документооборот.
Какие существуют ограничения при работе с ЭДО?
Основные ограничения связаны с необходимостью обучения сотрудников корректной работе с ЭДО. Также важно учитывать технические требования к программному обеспечению и оборудованию.
Центр «Мой бизнес» Новосибирской области помогает расти начинающим предпринимателям и действующим ИП, ООО и самозанятым по национальному проекту «Малое и среднее предпринимательство». Ежегодно более 15 000 человек посещают образовательные курсы центра, а свыше 500 клиентов открывают свое дело. Горячая линия центра: 8 800 600 34 07, сайт mbnso.ru.