Вместе с Ириной Екимовских из АКГ «Капитал» разбираем ситуации, где экономия на расходах обернулась убытками
Какие бывают расходы
При создании бизнеса и запуске может не хватать денежных средств. Нужно найти помещение, нанять сотрудников, купить или арендовать оборудование, приобрести первую партию сырья или товаров, и это далеко не все.
Перечень расходов существенно зависит от направления деятельности и других особенностей бизнеса. Но есть несколько основных статей, которые будут у большинства бизнесменов:
- Материалы.
- Зарплата и страховые взносы с нее.
- Налоги.
- Маркетинг.
- Аренда.
- Амортизация оборудования.
- Прочие услуги: связь, охрана, консультации и т.п.
Расходы на продукт и предприятие
Все расходы бизнеса можно разделить на две категории — прямые и косвенные.
Прямые расходы относятся непосредственно к производимой продукции, реализуемым товарам, оказанным услугам. Это, например, материалы, зарплата работников, непосредственно занятых в производстве или услугах, доставка и т.п.
Косвенные расходы нужны для обеспечения деятельности в целом. Это, например, зарплата управленческого персонала, маркетинговые кампании, аренда офиса, связь, охрана и т.п.
На прямых расходах лучше не экономить, так как это непосредственно влияет на качество продукта. Косвенные расходы тоже важны, но здесь уже можно подходить к вопросу экономии более гибко.
Сырье
В случае производства материальных продуктов качество сырья напрямую связано с качеством финальной продукции. Например, для колец — это металл, для рюкзаков — кожа или ткань, для салона красоты — профессиональная косметика и инструменты.
Использование дешевого сырья, скорее всего, приведет к снижению качества продукции и повышению процента брака. Сменится дизайн, бренд потеряет статус, и швы разойдутся не только на продукции, но и на бюджете. В результате возвраты товаров и штрафы могут «съесть» всю экономию.
К тому же, ухудшится репутация бизнесмена на рынке, и ему будет сложнее в дальнейшем нарастить продажи, чтобы компенсировать убытки.
ИП шьет рюкзаки из кожи. Он закупил большую партию материалов у непроверенного поставщика и сэкономил 230 000 руб. Из этой кожи предприниматель изготовил рюкзаки на общую сумму 1 800 000 руб. Однако в итоге 30% партии на сумму 540 000 руб. вернулись из торговых сетей из-за брака.
Бракованные рюкзаки пришлось дорабатывать, затраты на доработку составили 50 000 руб., и в итоге эту партию с трудом удалось продать за 30% от обычной цены.
Таким образом, потери от брака составили:
540 000 руб. + 50 000 руб. — 540 000 руб. х 30% = 428 000 руб.В итоге предприниматель потерял почти в два раза больше денег, чем первоначально сэкономил на сырье.
Зарплата
На невысокую зарплату придут менее квалифицированные сотрудники. В результате почти неизбежно повысится процент брака или упадет качество услуг. Как итог — возвраты, претензии клиентов, т.е. финансовые и репутационные потери, а не оптимизация бизнес-процессов.
Другой вариант излишней экономии на ФОТ (фонде оплаты труда, т.к. зарплате сотрудников) — нанять сотрудников нужной квалификации, но меньше по численности, чем это необходимо для запланированных объемов работ. В этом случае компания либо сорвет сроки и заплатит неустойку, либо сотрудникам придется трудиться в авральном режиме, что негативно отразится как на качестве жизни команды, так и продукта.
Компания выиграла тендер на ремонт здания. Сумма контракта — 5 000 000 руб. По условиям за нарушение сроков предусмотрена неустойка в размере 15% от суммы контракта. По нормативам для выполнения всего объема работ в установленный срок нужно 10 работников.
Но руководитель решил сэкономить и задействовал 8 человек. Экономия на ФОТ с учетом взносов составила 430 000 руб.
Однако в итоге компания нарушила сроки и заплатила неустойку
5 000 000 руб. х 15% = 750 000 руб.
Оборудование
Кроме непосредственного снижения качества продукции, дешевое или изношенное оборудование, как правило, приходится чаще ремонтировать. Получается двойной убыток — компания теряет потенциальный доход за время простоя, да еще и тратится на ремонт.
Например, компания оказывает клининговые услуги и закупила партию дешевых пылесосов от непроверенного поставщика. В результате пришлось несколько раз отказываться от выгодных заказов, так как часть пылесосов постоянно находилась в ремонте и не было возможности выполнить нужные объемы работ.
Необходимые элементы организации сервиса
Перечень таких элементов зависит от вида оказываемых услуг.
Например, на сегодня клиенты заказывают многие виды услуг в режиме онлайн. Если сайт компании или мобильное приложение неудобно для пользователей или работает со сбоями, то бизнесмен потеряет потенциальных покупателей.
Для кафе и ресторана важно не только качество блюд, но и их подача. Поэтому не стоит экономить на столовых приборах, оформлении столиков и помещения.
Доставка
Доставку силами сторонних организаций можно использовать как при закупке товаров, сырья или материалов, так и при отгрузке покупателям.
В обоих случаях излишняя экономия на логистике может обернуться финансовыми потерями. Ведь непроверенная транспортная компания может не только нарушить сроки, но и вообще потерять или испортить перевозимые грузы.
Учет
Бухучет по закону должны вести только юридические лица. Однако, если предприниматель хочет получать банковские кредиты или привлекать инвестиции, ему лучше наладить бухучет. Финансовая отчетность — это один из основных документов, который рассматривают банки или инвесторы, принимая решение о выдаче денег.
Кроме бухгалтерского учета лучше вести и управленческий. Это относится как к ЮЛ, так и к ИП. Бухучет ориентирован в первую очередь на потребности внешних пользователей: налоговиков, банков, инвесторов. А для целей управления лучше построить свою систему учета, адаптированную под потребности конкретного бизнеса.
Если не вести бухучет или вести его с ошибками, то у организации будут проблемы с налоговиками, а предпринимателю будет сложнее получить внешнее финансирование.
За отсутствие управленческого учета бизнесмена не накажут. Но, чтобы эффективно управлять бизнесом, необходимо регулярно контролировать финансовые показатели.
Поэтому на организации учета тоже лучше не экономить.
Продвижение
Оно необходимо всем, но в разной степени. Если бизнесмен получает существенный доход от каждой продажи, то значимость рекламы для него меньше. Если же отдельная сделка приносит небольшую часть дохода, продвижение продукта играет более существенную роль.
Например, мастер делает мебель из ценных пород дерева под заказ. Изделия стоят дорого, есть постоянные клиенты и заказы расписаны на год вперед. В этом случае можно особо не заботиться о продвижении на рынке. Хотя, конечно, полностью забывать о рекламе и в этом случае не следует: кто-то из клиентов может уйти, и тогда понадобится искать ему замену, чтобы сохранить уровень дохода.
Другой пример из той же отрасли — производство офисной мебели. Модели здесь в основном типовые, конкуренция высокая, заработать на каждой отдельной продаже удается немного. Поэтому нужно постоянно продвигать свою продукцию на рынке, чтобы обеспечить необходимое количество заказов.
Как определить нормативы по основным расходам
Общих для всех нормативов по видам расходов не существует. Каждый бизнесмен определяет допустимые лимиты сам, с учетом своих возможностей и особенностей работы.
Но вкладывая деньги в необходимые для бизнеса расходы, важно контролировать, не приведет ли это к убыткам. Здесь поможет расчет точки безубыточности.
Выше мы говорили, что все расходы можно разделить на прямые и косвенные. Если из выручки (стоимости отгруженных товаров, продукции или оказанных услуг за отчетный период) вычесть прямые расходы — получим маржинальную прибыль. Она растет вместе с объемом продаж.
Косвенные расходы от выручки не зависят. А уровень безубыточности — это такой объем продаж, при котором маржинальная прибыль становится равной косвенным расходам, т.е. бизнес работает «в ноль».
Желательно сразу планировать свою деятельность таким образом, чтобы выручка превысила уровень безубыточности. Если же это не получается, например, на старте бизнеса, то нужно иметь ресурсы для покрытия временных убытков: собственные средства учредителей, кредиты и т.п. Экономия на основных затратах, как мы показали выше, не поможет уйти от убытков, а скорее усугубит ситуацию.