Вячеслав Филиппов, главный редактор журнала «Кадровое дела», рассказал про нюансы удалённой работы и взаимодействия с сотрудниками на таком режиме работы.
Дистанционные работники. Особенности контроля и взаимодействия с сотрудниками, которые работают на расстоянииВячеслав Филиппов, главный редактор журнала «Кадровое дела»
Два вида дистанционной работы:
- постоянная;
- временная — комбинированная и постоянно-временная до полугода.
С ковидных времён всё ещё можем в случае экстремальных ситуаций и форс-мажоров переводить на дистант приказом без соглашения работника. В остальных случаях — перевести сотрудника на удалёнку можно только с его согласия. Код ДИСТ в ЕФС-1 надо ставить на любого дистанционного работника на любом типе удалёнки!
Раньше можно было не вести трудовую книжку на удалёнщика по соглашению сторон. Но сейчас нельзя не заполнить работнику бумажную трудовую, если он её сам направил работодателю. Проверьте, нет ли у вас в трудовых договорах формулировок, что по соглашению книжку можно не заполнять.
Место работы дистанционного работника — очень дискуссионный вопрос. Камень преткновения — что именно «место работы». А ведь это обязательное условие ТД. Роструд считает, место работы удалёнщика — место его нахождения. Минтруд — место выполнения трудовой функции. Позиция ВС и судов — уместно указывать и место нахождения организации по общему правилу. Точно нарушение — вообще ничего не указать. Безопаснее всего определить отдельно место работы и отдельно место выполнения трудовой функции. Нельзя писать, что работнику самому можно определять, где он будет работать (выполнять трудовую функцию). Это очень усложняет кадровые процедуры и чревато трудовыми спорами.
Как указать место работы удалёнщика в трудовом договоре
Шпаргалка от «Кадрового дела» с примером формулировок с учётом позиции Роструда, Минтруда и судов
Коммуникация с дистанционными работниками. Нужна УКЭП/УНЭП, если заключаете трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, а также при внесении изменений в них. Всё остальное — УКЭП, УНЭП, ПЭП или вообще «иной способ». Иной способ надо закрепить в локалке или трудовом договоре. Это может быть электронная почта, корпортал, обычная почта. Главное, прописать и установить, как именно вести взаимодействие.
Какой электронной подписью могут пользоваться работник и работодательпамятка от «Кадрового дела» для разных ситуаций и документов
Поездка в пределах границ административного населённого пункта — не командировка. То есть если сотрудник работает удалённо в том же городе, где офис, и ему надо приехать в офис — это не служебная поездка. Поездки в офис при комбинированном режиме удалёнки — тоже не командировка. Всё остальное — командировка, и такую поездку надо именно так и оформлять с выплатой суточных. Это тоже можно закрепить в трудовом договоре. Более того, удалёнщику можно установить разъездной характер работы.
Возмещение расходов. Сейчас можно в пределах 35 рублей в день (700 в месяц) возмещать без подтверждающих документов. Если больше — нужны документы. Возмещать обязательно! Оборудование, ПО, средства защиты информации. Важно учесть, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования, услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях.
Как прописать в ЛНА порядок компенсации дистанционным работника по новым правилам: образец от «Кадрового дела»
Уволить удалёнщика за прогул нельзя. Но есть альтернатива — увольнение за то, что сотрудник больше 2 дней не выходит на связь. Возможно и при комбинированной удалёнке (312.8 ТК). Это увольнение по инициативе работодателя, поэтому важно учитывать все требования, которые регулируют такой порядок. То есть нельзя уволить в период отпуска, больничного, так нельзя увольнять беременных. Ещё одно дополнительное основание увольнения — изменение работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.
Увольнение за невыход на связь — это дисциплинарное взыскание или нет? Установленный в статье 192 ТК перечень оснований увольнения работника — не исчерпывающий и не препятствует оценке увольнения в иных случаях виновного неисполнения или ненадлежащего исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей как меры дисциплинарного взыскания, если это предусмотрено ТК. Если считаете, что это проступок, надо соблюдать всю процедуру. Сотруднику надо писать, требовать объяснения невыхода на связь (учитывать при этом, кто коммуницирует с работником по трудовом договору), требовать отчёты о проделанной работе. Если не предоставил разъяснений, почему игнорил работодателя, можно увольнять по ст. 192 ТК.
Работник не может прогулять работу при удалённой занятости, даже если нет письменного соглашения о дистанционном характере работы. Получается, если сотрудники работают на дистанте стихийно, по устной договорённости с боссом, это всё равно дистанционная работа. Если сотрудник с ведома и согласия работодателя ушёл на дистант, претензии о том, что что-то там не так оформили — к работодателю, а не работнику. Последний всё равно считается дистанционным. Поэтому если такой работник в офисе не появляется — это не прогул. Но можно ли тогда его уволить по 312.8 как удалённого работника за невыход на связь? А нет — в обратную сторону это не работает. Поэтому если переводите сотрудника на дистант, оформляйте всё сразу и не тяните.
Как же расстаться с работником при неоформленном дистанте? На свой страх и риск уволить за прогул, но судебная практика отрицательная. Судебной практики мало и пока складывается не в пользу работодателя. Единственный вариант — вызвать в офис командировкой. Это допустимый вариант, но нужно купить билеты и произвести командировочные расходы. Отказ или игнорирование командировки будут расценены не как прогул, а как нарушение обязанностей. Надо вызвать в офис, и если работник в том же регионе. Но в таком случае не требуется оформлять командировку. Сначала объявить взыскание за невыход на связь, а потом инициировать командировку. В этом случае формально будут основания для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК
С 17 июня стартует марафон вебинаров «Пульс∞Кадры»>. Будем обсуждать всё самое важное для кадровика. Поговорим, как теперь работать с сотрудниками, у которых есть дети, как удерживать персонал разных категорий, что учитывать при увольнениях, чтобы суд их не отменил, что прописать в локалке, чтобы проверяющим было не к чему прицепиться и как работать с персданными без ошибок. Марафон бесплатный — регистрируйтесь на все вебинары разом или выбирайте понравившуюся тему.