Все организации вне зависимости от размера бизнеса, системы налогообложения, наличия сотрудников должны вести бухгалтерский учет. Одним из обязательных элементов бухучета является документооборот.
С 1 января 2022 года в России действует единый стандарт (ФСБУ 27/2021), который устанавливает требования к первичной документации в бухгалтерии и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе в коммерческих организациях. В документе прописан порядок оформления документов, внесения правок, хранение документов и ведение документооборота с момента составления до передачи в архив. Применять его должен в том числе малый и средний бизнес, использующие упрощенный бухучет.
Под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, например, журнал хозяйственных операций, оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, главная книга (гросбух) и др.
ФСБУ устанавливает, что все документы должны быть оформлены на русском языке. Документы на иностранном языке необходимо дополнить построчным переводом.
Законом о бухучете (N 402-ФЗ от 06.12.2011) определены обязательные реквизиты первичного учетного документа. ФСБУ уточняет некоторые его положения:
Наименование. Название должно отражать его назначение и содержание. Например, товарная накладная, акт выполнения работ, счет-накладная.
Дата составления. Указывается дата подписания лицами, совершившими сделку и ответственными за ее оформление. Если документ оформляется позже, то указываются две даты: совершения факта хозяйственной жизни (ФХЖ) и составления документа.
Наименование экономического субъекта, составившего документ. Должно соответствовать уставу организации. Возможно указание ИНН, адреса, ОГРН/ОГРНИП и телефона для идентификации.
Содержание факта хозяйственной жизни.
Величина натурального и (или) денежного измерения ФХЖ с указанием единиц измерения. ФСБУ уточняет, что регистры бухучета должны быть составлены в рублях. При необходимости можно дополнить и в валюте.
Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, или наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.д
Подписи лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Регистры бухгалтерского учета должны обеспечивать:
Полноту. Должна быть раскрыта вся информация
Хронологическую и систематическую запись
Синтетический и аналитический учет
Системность информации
Обоснованность учетных записей
Достоверность информации
Своевременность информации
Юридическую значимость учетных записей
Документооборот в организации должен обеспечить:
Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали документ.
Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учета, составление учетных регистров и бухгалтерской отчетности на их основе.
Хранение бумажных документов и электронных баз данных на территории РФ, защиту информации от несанкционированного доступа.
Стандартом ФСБУ установлено, что хранить документы нужно в том виде, в котором они составлены: бумажные — на бумаге, электронные — в специальных информационных базах данных.
Стандартом установлен порядок исправлении документов. Они допустимы и в самих документах, и в регистре бухучета. На бумаге следует аккуратно зачеркнуть неверную информацию и дописать правильные данные. Исходный текст также должен быть виден. Исправление нужно подтвердить подписью ответственного лица (дату, ФИО и должностей). Нельзя делать исправления при помощи канцелярских корректоров и пр.
Электронный документ можно исправить путем замены на новый, но в последующем эти документы (старый и исправленный) должны идти в связке.
ФСБУ 27/2021 не регламентирует порядок ведения документооборота: бумажный или электронный, и допустимы оба варианта. Организации вправе самостоятельно выбрать, часто предпочитая смешанный тип.
Для организации юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) понадобится оператор. Например, его участие в качестве посредника обязательно при обмене электронными счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД).
Пересылка электронных версий документов, даже подписанных квалифицированной электронной подписью, это не электронный документооборот.
ЭДО понадобиться организациям, которые занимаются:
Товарами с обязательной прослеживаемостью (импортные холодильное оборудование, включая бытовое, мониторы и проекторы, коляски и пр.). Счет-фактуру по прослеживаемому товару нельзя сделать на бумаге.
Товарами с обязательной маркировкой: молочные продукты, лекарства, одежда и обувь, текстиль и т. д. Список постоянно дополняется.
Закупками по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Поставщики и продавцы фермерских продуктов, которые подлежат ветконтролю.
Кроме того, некоторые отчеты, такие как декларация по НДС, отчеты в Росстат, СФР, предприниматели могут сдать только в электронном виде. Пока допустима отправка документов через личный кабинет в информационных системах этих ведомств, т.е. без оператора.
Пошагово процедура внедрения ЭДО выглядит следующим образом:
1. Выбор оператора. Он должен быть включен в специальный реестр.
2. Выпуск электронной подписи.
3. Тестовый период, обучение сотрудников.
4. Внедрение ЭДО в работу с контрагентами.
Электронный документооборот планируется постепенно внедрять в деятельность всех организаций и ИП. Уже разработаны типовые сценарии комфортного введения ЭДО для компаний малого и среднего бизнеса.
0
443