Расскажем, как это оптимизировало документооборот и упростило работу сотрудникам компании.
Фото: ЕВРАЗ
Компания ЕВРАЗ является одним из лидеров российской металлургической отрасли, занимается производством стали и стальной продукции, добычей железной руды. Компания развивает внутренний электронный документооборот (ЭДО), обеспечивающий повышение операционной эффективности. Совместной проектной командой, включающей специалистов ITPS, в рамках развития ЭДО был реализован проект по цифровизации документов внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
В ходе проекта консультанты ITPS выполнили доработку на стороне комплексной информационной системы класса EPR. В результате логистические документы (требование-накладная: форма М-11, накладная: форма М-15) из бумажного вида переведены в электронный. Это упростило работу ответственным сотрудникам: они больше не тратят время на физическую передачу и согласование. Проект реализован на ключевых предприятиях компании: ЕВРАЗ Западно-сибирском металлургическом комбинате (ЕВРАЗ ЗСМК), ЕВРАЗ Нижнетагильском металлургическом комбинате (ЕВРАЗ НТМК), Качканарском горно-обогатительном комбинате (ЕВРАЗ КГОК).
Внедрение ЭДО в работу организации
Система электронного документооборота (СЭД) является важной частью ИТ-инфраструктуры любой современной организации. Деятельность предприятия – это слаженная структура с устоявшимися бизнес-процессами и ежедневным обменом огромным объемом данных. Компаниям необходимо переводить процессы в электронный вид, т.к. документооборот на физических носителях давно устарел. Особенно остро это ощущается при территориальном разбросе активов.
В основной функционал системы электронного документооборота включена возможность создания, изменения, согласования, маршрутизации и хранения документов, а также поиск, систематизация и т.д. СЭД используется как связующее звено и интегрируется во все действующие системы предприятия. ERP-система, «мозг» компании, и СЭД работают в связке, но имеют разный функционал, который дополняет друг друга.
Без ЭДО процесс согласования занимает длительное время, отсутствует возможность оперативной работы над документом несколькими сотрудниками, замедлен поиск по архиву, отмечен низкий уровень структурированности документов, отсутствует единое централизованное хранилище. Банально документы могут потеряться или прийти в негодность. Это далеко не полный список трудностей, с которыми сталкиваются предприятия.
Гибкий и адаптивный подход к решению задач
Основные документы, которые переведены в электронный вид в рамках реализации проекта в ЕВРАЗе: требование-накладная (форма М-11) и накладная (форма М-15), а также другие. До реализации проекта интеграция между ERP-системой и СЭД в компании была выполнена частично, только для ряда документов. Требовалось организовать рабочую среду, в которой исключается или максимально сокращается использование бумаги при перемещении материальных ценностей внутри предприятия. ТМЦ являются сырье, незавершенные материалы, готовый товар. Доработка в рамках проекта позволила унифицировать процессы документооборота в активах компании, хранить все документы в единой электронной базе, сократить временные затраты на формирование, подписание и обработку документов, а также оптимизировать процесс учета ТМЦ.
Ключевой задачей проекта стало совершенствование автоматизированной системы создания, обработки, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде для бизнес-процессов движения материальных ценностей. Учет внутреннего движения ТМЦ ведется в процессах перемещения между цехами и складами, в том числе для проверки и ремонта.
Задачи, связанные с развитием СЭД, в большинстве случаев на разных предприятиях сходные, но в них существенно отличается разработка типовых печатных форм. Кроме того, заказчику может потребоваться индивидуальная адаптация параметров. Для снижения рисков совершения ошибок, а также для ускорения и упрощения работы конечных пользователей при реализации проекта в ЕВРАЗе выполнены следующие технические доработки:
- Совершенствование процесса идентификации в мобильном приложении СЭД для согласования по пропуску для штатных и нештатных сотрудников, интеграция с базой пропусков. Штатные сотрудники имели доступ в ERP-систему, внештатные – нет. После доработки последние получили возможность согласования по пропуску.
- Синхронизация участвующих в согласовании баз сотрудников в СЭД и ERP-системе, что позволило видеть список согласующих при подготовке документа.
- Доработка web-сервиса, который передает данные в СЭД, позволила заполнять согласующих сразу в ERP-системе.
Достигнутые эффекты
Сильные стороны ЭДО — упрощение поиска и выдачи документов по запросу и наличие электронного архива. Важно, что благодаря электронному документообороту сотрудники своевременно получают согласованный всеми сторонами документ. Среди эффектов также:
- Унификация и автоматизация документооборота при поступлении, перемещении, списании материальных ценностей. Улучшение прозрачности и отслеживаемости.
- Сокращение длительности и трудоемкости процессов формирования, подписания и обработки документов движения материальных ценностей. Снижение количества ошибок при оформлении, исключение рисков потери и порчи.
- Сокращение затрат на печать и почтовую рассылку бумажных документов. Расход бумаги снизился на 60%.
- Экономия рабочего времени сотрудников.
Все перечисленные факторы помогают предприятию гибко подстраиваться под меняющие условия и сохранять конкурентоспособность на рынке. На основе положительного опыта и эффектов от внедрения ЕВРАЗ и ITPS продолжают развивать и масштабировать внутренний ЭДО.
За 20 лет сотрудничества с крупнейшими промышленными предприятиями группа компаний ITPS реализовала более 2000 проектов, которые позволили компаниям увеличить объемы выпуска продукции, снизить себестоимость и минимизировать риски, повысить эффективность производства и управления данными. Специалисты наработали уникальный практический опыт внедрения как собственных разработок (интеграционное решение AVIST Oil&Gas, сервис BIOT), так и ИТ-решений на базе современного отечественного и зарубежного программного обеспечения.
Авторы:
- Леонид Тихомиров, председатель Совета директоров группы компаний ITPS
- Дмитрий Федорочев, директор по внедрению и развитию корпоративных информационных систем (КИС) ITPS
- Максим Пономарчук, ведущий консультант департамента КИС ITPS
Реклама. ООО "Парма-Телеком". https://itps.com/