Электронный документооборот (ЭДО) стремительно вытесняет бумажный. С каждым годом все больше компаний выбирают цифровой способ делопроизводства. И если для крупных предприятий преимущества ЭДО очевидны, то малый и средний бизнес пока только присматривается к выгодам: плюсы часто перечеркивает стоимость подключения. В материале центра «Мой бизнес» разбираемся, что такое ЭДО, кому подойдет такой способ организации документооборота и как цифровизовать бизнес с господдержкой.
Глоссарий ЭДО
Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью, который равносилен бумажному аналогу документа.
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена документами в электронном формате. ЭДО можно вести между сотрудниками внутри одной компании, с контрагентами, а также государственными органами, например, сдавать документы в налоговую или Росстат.
Оператор ЭДО — это компания-посредник, которая предоставляет услугу по организации ЭДО и гарантирует юридическую силу документов и безопасность их оборота.
Зачем нужен ЭДО, если можно отправлять документы, подписанные электронной подписью, через e-mail?
Некоторые документы, подписанные электронной подписью, действительно можно отправлять через e-mail. Однако эта опция имеет серьезные ограничения. Так, Налоговый кодекс обязует отправлять электронные счета-фактура только через ЭДО. Кроме того, оператор ЭДО шифрует данные, а значит третьи лица не смогут получить доступ к вашим документам.
Каким компаниям подойдет ЭДО?
у вас большой объем документооборота: у вас много контрагентов, вы работаете со счетами-фактурами и сдаете декларации по НДС. ЭДО позволяет освободить время, которое сотрудники тратили на организацию бумажного документооборота. Так, контрагент из другого города получит товарную накладную за мгновение, а налоговая примет отчетность с первого раза, потому что оператор ЭДО проверит ее оформление самостоятельно.
вы тратите значительные денежные ресурсы на бумажный документооборот: печать, работу курьера, хранение и утилизацию бумаг. Как правило, тарифные планы операторов гораздо ниже совокупных затрат на организацию работы с бумажными документами.
вы заинтересованы в том, чтобы бизнес-процессы были более прозрачными и безопасными. Доставка документов курьером часто несет риски их потери, а также утечки информации. Операторы ЭДО обязуются организовать безопасный обмен документами, защищая их от третьих лиц.
ВАЖНО: государством утверждены категории организаций, которые в обязательном порядке должны работать с ЭДО. К ним относятся предприятия, которые реализуют товары подлежащие маркировке, поставщики и заказчики в госзакупках по закону 44-ФЗ, а также бюджетные организации.
Большую часть документов компании можно перевести в ЭДО. Для самых востребованных документов ФНС разработала готовые форматы, например, акт выполненных работ, товарную накладную, акт сверки взаимных расчетов. Полный перечень документов с возможностью скачивания на сайте ФНС.
Как перейти на ЭДО?
Чтобы перейти на ЭДО нужно выбрать оператора, который будет сопровождать процесс обмена документами, а также получить квалифицированную электронную подпись для себя и сотрудников.
На сайте Федеральной налоговой службы представлен перечень официальных операторов электронного документооборота. С помощью фильтров можно выбрать компанию, которая будет отвечать требованиям конкретного предприятия. Стоимость подключения и тарифный план зависят от ряда факторов и определяются в индивидуальном формате в зависимости от запросов бизнеса.
Предприятия Новосибирской области, занятые в сфере промышленного и сельскохозяйственного производства, а также производства инновационной продукции, могут цифровизовать бизнес-процессы с господдержкой в центре «Мой бизнес».
В рамках комплексной услуги «Разработка цифровых решений (проектов, планов) по внедрению цифровизации производственных процессов» эксперты разработают и внедрят прикладные решения для повышения эффективности предприятия. В том числе услуга включает цифровизацию документооборота: предприниматель самостоятельно выбирает оператора ЭДО для своего бизнеса, при этом с господдержкой нужно будет оплатить только 40% от общей стоимости услуги.
Услуга оказывается ИП и юрлицам, узнать подробную информацию и подать заявку можно на сайте центра «Мой бизнес».
Также предприниматели могут воспользоваться услугой «Автоматизация бизнес-процессов на базе продуктов «Web-система СБИС», в рамках которой можно бесплатно подключить один из модулей СБИС на выбор: «Сверка», «ЭДО» или «Аналитические сервисы». Подробная информация и условия предоставления меры поддержки также доступны на сайте центра.