Любовь ШИПТУР, руководитель проектного офиса ADG Group:
То, что бизнес нуждается в появлении инструмента, позволяющего отслеживать ключевые результаты работы организаций в динамике, а не в статике, стало очевидно после одного из крупнейших в корпоративной истории банкротств, когда в 2001 году энергетический гигант Enron потерпел крах, лишив своих акционеров 11 млрд долларов США; среди главных причин банкротства — помимо бухгалтерского мошенничества — называют отсутствие эффективной системы внешнего и внутреннего контроля. Два года спустя на рынке появился один из самых популярных разработчиков решений для визуализации данных Tableau, а вслед за ним — десятки аналогов. Дэшборд стал полезным и востребованным бизнесом цифровым инструментом.
Контроль работы на разных этапах строительства
Дэшборд — это графическая информационная панель, которая позволяет собрать в одном месте и визуализировать и структурировать данные, контролировать бизнес-процессы на всех уровнях, доступен и анализ информации. Однако покупка такого решения — только первый шаг на пути к автоматизации сбора, анализа и визуализации данных для принятия взвешенных и своевременных управленческих решений.
На определенных этапах реализации проекта девелоперы используют различные автоматизированные системы, позволяющие вести учет данных. Но для того, чтобы добиться полного контроля, нужно объединить всех участников процесса в единое информационное пространство.
При формировании дэшборда (интерактивной панели управления) руководителю стоит начать с обозначения верхнеуровневых задач:
- бюджет на реализацию проекта и планируемый доход;
- сроки строительства;
- качественные характеристики объекта и то, как он будет использоваться в будущем, — то, от чего зависит планируемый доход.
После создания бизнес-плана можно переходить к назначению ответственных за каждую задачу, а затем внутри каждой задачи верхнего уровня появляется декопмозиция на подзадачи — от их выполнения зависит успех в достижении поставленных целей.
Тонкая настройка
Настройка дэшборда нужна для того, чтобы автоматическая система смогла оценивать влияние тех или иных событий на общий проект в режиме онлайн.
Пример районных центров «Место встречи» показывает, как контролировать работу на объектах, находящихся на разных этапах строительства. В нашей сети сейчас открыто 16 объектов, еще девять готовится к открытию в ближайшее время. При таких масштабах руководитель проекта не способен объехать все площадки, чтобы оценить ход работ, но благодаря автоматизированной системе можно выполнить эту задачу проще.
На каждой площадке есть представитель строительного контроля. По утрам он тратит около десяти минут, чтобы внести в систему сведения о том, сколько рабочих находятся на площадке, какие виды работ они ведут, какая используется техника, и другую информацию о ходе строительства. Все данные сопровождаются фотографиями, что позволяет наблюдать динамику. Информация со всех площадок поступает руководителю проекта и директору генподрядной организации.
На совещаниях с генподрядчиком ведутся онлайн-протоколы. Как только информация вносится в онлайн-протокол и назначается ответственный за решение проблемы, ему приходит уведомление. Если человек за эту задачу не отчитался, то сразу видно, что она не выполнена. В таком случае можно посмотреть, почему сотрудник не выполнил поручение, на какое время и почему он его просрочил, и самое главное — как это повлияет на общий график строительства объекта.
Управление объектами
На этапе подготовки объекта к вводу в эксплуатацию использование дэшборда не менее важно: он нужен для отлаженной работы по подготовке и заключению договоров с арендаторами, которых нужно подбирать заранее.
К моменту открытия объекта процент сданных в аренду площадей должен быть не менее 50%. Дэшборд позволяет в режиме реального времени видеть, как проект наполняется арендаторами, статусы по заключению договоров аренды, доходность, расходную часть на период эксплуатации и другие показатели.
После открытия объекта работа не заканчивается: в дэшборде ведется управленческий отчет, где фиксируются доходы и расходы. Также в системе можно сообщить о возникших проблемах — управляющие менеджеры на объектах ежедневно пишут в ней отчет. В случае необходимости автоматически создается предписание с требованием устранить проблему с возможностью отслеживать срок исполнения.
Кроме того, управляющий районным центром всегда видит всю актуальную информацию, что позволяет быстро оценить доходность объекта.
Ответы — в системе
Девять из десяти наших сотрудников пользуются системами визуализации данных, индивидуально настроенными под их запросы: любая автоматизация должна быть удобной для пользователя. Если один сотрудник привык работать в Excel, а другой — в диаграмме Ганта, то их интерфейс должен быть настроен привычным для обоих образом. Тогда люди, которые раньше работали с простыми таблицами, быстрее адаптируются к использованию дэшбордов. Привыкнув к новому инструменту, они начинают ценить его за возможность экономить время и снизить количество ненужных вопросов — на большинство можно найти ответы в системе.
Кроме того, важно наличие мобильного приложения, позволяющего в любой момент и в любом месте получить доступ к необходимой информации. Актуальный вопрос безопасности можно решить следующими способами: ограничить круг людей, у которых есть лицензия на редактирование, и настроить обмен документацией таким образом, чтобы отправлять документы можно было только внутри компании. С такими настройками можно не беспокоиться о возможной утечке важных данных.
В срок и по бюджету
В использовании дэшбордов найдут пользу руководители любого бизнеса. Нельзя быть на всех совещаниях и вовлекаться в множество процессов одновременно, но благодаря этому инструменту можно видеть, что происходит в компании здесь и сейчас.
Главная задача девелоперов — сдать объект в обозначенные сроки, соответствующего качества, не превысив при этом запланированный бюджет. Дэшборд позволяет успешно выполнить эту задачу, так как помогает не только контролировать все задействованные в процессе подразделения, но и отслеживать, как их работа влияет на развитие проекта в целом.