Специалисты Социального фонда ответили на 7 сложных вопросов кадровиков о том, как заполнять отчёт ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности с учётом новых правил.
Вопрос 1. Если с сотрудником заключили срочный договор сроком до 6 месяцев, позднее заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и срок действия договора продлевают ещё на 2 месяца, какую отчетность необходимо представить?
Если продлеваете срок действия срочного договора, нужно представить корректировку ранее поданного кадрового мероприятия (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) в соответствии с п. 52 порядка заполнения формы ЕФС-1. В данном случае одновременно надо проставить отмену кадрового мероприятия с кодом вида трудового договора «0.1» и новое кадровое мероприятие «Прием» с указанием в графе 5 кода вида трудового договора «0.2» и реквизитов дополнительного соглашения в подразделе «Основание».
Как подобрать код для ЕФС-1 в зависимости от срока и типа трудового договора: памятка от «Кадрового дела»
То есть если меняете тип договора, надо отменить ранее поданный отчёт и сдать новый отчёт на работника. Напомним тут, что продлевать срочные договоры опасно. В общем случае организация не вправе составлять допоглашение к срочному договору об изменении срока его действия на определенный период. Безопасный вариант — уволить, а потом заново принять сотрудника. Исключения:
- срок действия срочного договора истекает в период беременности женщины. Тогда по письменному заявлению сотрудницы можно продлить срок действия трудового договора до окончания беременности (ч. 2 ст. 261 ТК);
- сотрудника избирают по конкурсу на замещение ранее занимаемой им по срочному трудовому договору должности научно-педагогического работника (ст. 332 ТК). Тогда договор тоже можно продлить.
Вопрос 2. Договор изначально был срочный (более 6 мес.), затем дополнительным соглашением его признали бессрочным. В этом случае тип договора меняем при переводе?
В данном случае необходимо одновременно отменить ранее поданное кадровое мероприятие с кодом вида договора «0.2» и представить новое кадровое мероприятие, указав в графе 5 код «0» (бессрочный трудовой договор), а в подразделе «Основание» — реквизиты дополнительного соглашения.
Образец заполнения от Системы Кадры
Вопрос 3. Оформили с сотрудником срочный договор в октябре на 7 месяцев, в отчёте в поле «ЯвляетсяСовместителем» он отображается как «Срочный трудовой договор на срок более 6 месяцев». В декабре сотруднику оформили перевод на другую должность. При отправке отчёта срок должен пересчитаться на текущий момент и в поле «ЯвляетсяСовместителем» встанет «Срочный трудовой договор на срок ДО 6 месяцев» или срок должен остаться таким же, как был при отправке приема?
Условия такого договора в части срока его действия не меняются. Корректировать код вида договора не нужно.
Вопрос 4. Надо ли указывать код «ДИСТ» при комбинированном графике работы?
Да, надо. В соответствии со статьей 312.1 ТК РФ к дистанционной работе относится в том числе выполнение трудовой функции дистанционно периодически, при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу дистанционного работника: образец от Системы Кадры
Вопрос 5. Для каких мероприятий в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 указываются коды «НЕПД» и «НЕПН»?
Коды «НЕПД» и «НЕПН» указываются в случае приёма (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени, например:
- приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени в трудовом договоре постоянно (ст. 93 ТК РФ);
- установления режима неполного рабочего времени временно в дополнительном соглашении к трудовому договору;
- при переводе на режим неполного рабочего времени по распоряжению работодателя (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).
ЕФС-1 о переводе сотрудника на неполную рабочую неделю: образец от «Кадрового дела»
Вопрос 6. Как быть, если сотрудник работает на условиях неполной рабочей недели дистанционно, то есть в форме надо указать одновременно два кода — НЕПН и ДИСТ?
В графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 может указываться только один из кодов в соответствии со следующей приоритетностью:
- «НЕПД»
- «НЕПН»
- «НДОМ»
- «ДИСТ»
Приоритет устанавливается для работы в условиях неполного рабочего времени.
В данном случае в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 необходимо указать код «НЕПН».
Памятка с образцами от «Кадрового дела»: как заполнять графу 6 подраздела 1.1 ЕФС-1 по новым правилам
Вопрос 7. Нужно ли подавать мероприятие «Перевод» на сотрудников при переводе с неполного рабочего дня на полный?
Да, необходимо представлять кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» без указания дополнительных кодов в графе «Код выполняемой функции».
Как заполнить и сдать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1
Редакция Системы Кадры подготовила пошаговую инструкцию, как заполнить форму ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности по новым правилам. Уточнили у СФР спорные моменты, подготовили образцы документов, ответы на вопросы и полезные видеоинструкции по заполнению отчёта на разные кадровые мероприятия.