«Оцифровка госуслуг – одно из приоритетных направлений деятельности Минэнерго России. Удобные цифровые сервисы позволяют ведомству общаться с отраслью в режиме «одного окна» и оперативно оказывать ей необходимую поддержку. В их разработке министерству помогает новый инструмент от Минцифры России – визуальный конструктор услуг. Он обеспечивает не только высокую скорость создания новой услуги, но и ее качество: инструмент регламентирует состав и порядок отображения экранов, текстовые формулировки, которые будут максимально понятны и удобны заявителям», – прокомментировал заместитель директора Департамента цифровой трансформации Минэнерго России Феликс Мицкевич.
ВКУ — радикальный минимализм, упрощающий жизнь
Ранее, чтобы вывести услугу на Единый портал государственных услуг (ЕПГУ), ведомства должны были разработать специальное техническое задание. Как правило, оно представляло собой вордовский документ от 100 до 800 страниц. В нем были описаны требования к тому, как должна выглядеть интерактивная форма услуги: поля, связи между ними, параметры обмена данными с бэкендом на стороне госоргана. Реализацией этого техзадания, то есть выводом сервиса на ЕПГУ, занималось Минцифры России. В среднем, на это уходило полгода, но в отдельных сложных случаях процесс мог длиться и год.
Визуальный конструктор услуг, появившийся в прошлом году, позволил ведомствам самостоятельно выводить свои сервисы на «Госуслуги». Теперь не требуется готовить большое техническое задание – услуги сразу собираются из стандартных элементов по принципу «лего». По данным замглавы Минцифры России Дмитрия Огуряева, благодаря инструменту сроки вывода новых сервисов сократились примерно в три раза.
Подробное описание конструктора можно найти на сайте госуслуг. Те, кто хочет детально познакомиться с функционалом и правилами работы нового инструмента, могут посмотреть совместный вебинар Агентства «Полилог» и Минцифры России.
«Как ИТ-компания, разрабатывающая системы для рассмотрения и анализа обращений по госуслугам и госфункциям, мы уже активно работаем с ВКУ. У нас есть кейсы в Минпромторге России, Минэнерго России, Росстандарте. По нашему опыту вывод сервиса может занять даже меньше месяца», — говорит Людмила Богатырева, руководитель департамента цифровых решений Агентства «Полилог».
В качестве примера менеджер Агентства «Полилог» Александра Кузнецова рассказала о том, как компания реализовала проект по цифровизации 11 госуслуг Минэнерго России.
Шаг №1:анализ «как есть» и моделирование «как будет»
Чтобы сервис был удобным, необходимо грамотно его спроектировать. С одной стороны, интерактивная форма должна быть удобна заявителю: минимум полей и требуемых документов, понятная и «человечная» инструкция по их заполнению. С другой стороны, сотрудники госоргана должны получить объем данных, достаточный для принятия решений. Идеально, если эти данные максимально будут получаться в машиночитаемых форматах, а не pdf-файлах, которые сложно проанализировать без участия человека.
«Нашу работу в Минэнерго России мы начали с анализа действующей нормативной базы: определили, какие сведения и документы ведомству необходимо получить от заявителя, — вспоминает Александра Кузнецова. — Затем наши бизнес-аналитики провели ряд встреч с профильным сотрудниками Минэнерго России. Постарались максимально подробно узнать, как они оказывают государственную услугу: что спрашивают у заявителей, какие возникают проблемы в коммуникации, как анализируют данные. На основе этого проработали модель «as-is» («как есть») и определили проблемы, которые надо решить».
После сбора требований задачей бизнес-аналитика становится выработка оптимального решения, соответствующего интересам всех сторон. Чтобы добиться хорошего результата, в некоторых случаях требуется прибегать к кастдеву – проверке идеи или прототипа сервиса на востребованность с помощью потенциальных пользователей сервиса.
Решая эту нетривиальную задачу, специалисты применяют особый инструментарий. «Чтобы показать, как будет выглядеть итоговая госуслуга в модели «to-be» («как будет»), зачастую мы готовим ее прототип в Figma. Прокликав его, заявителям сервиса и чиновникам гораздо проще примерить сервис на себя и дать замечания. Раньше, когда мы использовали только текстовые описания, не было такого вовлечения в процесс проектирования, а существенные правки могли появиться уже на финальных стадиях разработки. Сейчас такого нет».
Только пройдя все эти этапы можно приступать к созданию услуги в ВКУ.
Шаг №2: создаем услугу и запускаем ее на ЕПГУ
Если не вдаваться глубоко в технические детали, то для запуска услуги необходимо пройти два этапа.
Наши лайфхаки: как ускорить вывод услуги на ВКУ
Главное, что получило Минэнерго России — скорость вывода услуги на ЕПГУ. Первые из 11 сервисов появились на портале всего через месяц после начала работ, хотя ранее нормой считались полгода.
В «Полилоге» отмечают, что есть четыре основных лайфхака, которые помогли ускорить этот процесс:
«Мы столкнулись с тем, что для особо сложных сведений нет ясности, как лучше построить форму экрана, чтобы одновременно не усложнять заполнение для заявителя и получить исчерпывающий набор данных», — объясняет Александра Кузнецова.
Как показывает практика, наиболее эффективный способ справиться с этой проблемой — коммуникации с заказчиком. На первой встрече следует запросить у ведомства самый сложный и нестандартный кейс оказания услуги, где заявитель предоставил объемные сведения и документы, которые были необходимы. Затем при разработке форм нужно опираться на этот кейс и использовать все самые нестандартные возможности ВКУ: циклические экраны и клонируемые блоки. В дальнейшем формы будут дорабатываться, пока заказчик не подтвердит, что теперь список полный, окончательный и, главное, удобный для заявителя.
«Новый визуальный конструктор позволил не только в разы ускорить разработку сервисов для граждан и организаций, но и улучшить их качество. С одной стороны, Минцифры России разработала UI/UX гайды для ВКУ, а с другой – переосмыслила процедуры согласования форм, ключевым требованием которых стало удобство заявителя», — поделилась руководитель Департамента цифровых решений Агентства «Полилог».