Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях

Объяснительная записка — это документ, который руководство организации в силу трудового законодательства обязано взять с работника, совершившего дисциплинарный проступок. Составляется в произвольной форме и является доказательством в суде в рамках трудового спора.

Содержание

    Что такое объяснительная записка

    Если работник совершил дисциплинарный проступок или в организации произошел какой-либо случай неординарного характера, виновные лица должны дать пояснения. Статья 193 Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать «письменное объяснение» (иное название — объяснительная записка), на составление которой отводятся два рабочих дня. Очевидно, что законодательство не регулирует содержание объяснительных записок, форма объяснительной записки всегда произвольная, так как все возникающие ситуации носят индивидуальный характер, как и причины проступков.

    Пишем пояснения по шаблону

    Иногда содержание объяснительной записки вызывает не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Но статус документа довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ сочинения, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.

    Работодатель часто готовит шаблон, из которого видно, как пишется объяснительная записка руководителю во всех случаях. Его размещают в отделе кадров или снабжают работников памяткой о правилах составления деловых документов.

    Для начала определите, для какой ситуации необходимы письменные оправдания. Например:

    • прогул (один или несколько — не имеет значения);
    • опоздание на работу (проверьте, что время опоздания зафиксировано в акте);
    • нарушение сроков выполнения поставленного руководством задания;
    • невыполнение работником поставленной задачи;
    • нарушение требований законодательства или локальных актов;
    • другие должностные нарушения и происшествия.

    Что необходимо включить в шаблон объяснительной записки в организации? Достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:

    • краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
    • обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого направлены пояснения (адресата);
    • обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления;
    • деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
    • достоверность описываемых событий;
    • изложение ситуации от первого лица.

    ВАЖНО!

    В объяснительной записке не допускайте отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Цель написания документа — объяснить события, а не просить о снисхождении.

    Руководству придется проанализировать указанные причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае.

    Запрос объяснений от начальства

    Прежде чем работник напишет пояснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что в случае судебного рассмотрения ситуации его «к делу не пришьешь». Обмен бумагами начинает руководитель. Он выдает своему подчиненному соответствующее предписание под подпись. Этот документ имеет произвольную форму, но регистрируется в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Вот пример такого распоряжения:

    Общество с ограниченной ответственностью «PPT.RU»

    ИНН 7777777777, КПП 110001101

    107497, г. Москва, пр. Замечательный, д. 1

    02.06.2021№ 31-и/вн

    Специалисту отдела продаж В.В. Пуховой

    О письменном объяснении

    Уважаемая Валентина Владимировна!

    1 июня 2021 года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте от 01.06.2021 № 5.

    В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ, прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания предоставить письменное объяснение Вашего отсутствия.

    Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 № 5.

    Генеральный директорПетровП.П.Петров
    ПолученоПуховаВ.В.Пухова

    2 июня 2021 года

    Документ вручают лично либо направляют по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не лишне направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, его отказ и отсутствие подписи зафиксируйте письменно, с подписями двух свидетелей.

    Пояснения при опоздании на работу или прогуле

    Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками, руководство должно затребовать от работника пояснения. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к их виду и оформлению, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация тоже оставлена на усмотрение автора. Начальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы и указывать, что писать. Посмотрите образец, написанный родителем, опоздавшим на работу по уважительной причине:

    Директору ООО «PPT.RU»

    П.П. Петрову

    от специалиста отдела продаж

    Кошкина М.С.

    Объяснительная записка

    Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 5 июля 2021 года на 1,5 часа в связи с тем, что вез ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. События я могу подтвердить документально.

    КОШКИН Кошкин М.С.

    06.07.2021 года

    Если работник отсутствовал целый день, ему важно, как оправдаться в объяснительной за прогул с указанием причин произошедшего. Образец выглядит так:

    Как написать объяснительную при прогуле

    Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику необходимо подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия объяснительной записки с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.

    Если уважительной причины нет, об этом тоже придется написать.

    Как написать объяснения при опоздании на работу

    Другие случаи, когда потребуется объяснительная

    Приведем некоторые формулировки, которые помогут работникам оправдаться в сходных ситуациях. Не забудьте оформить документы так, как показано на образцах выше: обязательны шапка, название документа, в конце — личная подпись и дата составления.

    Невыполнение обязанностей

    09.07.2021 я не выполнил обязательный обход территории склада в 22-00, так как резко почувствовал себя плохо, у меня произошел приступ гипертонии.

    Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова скорой помощи.

    Объяснительная записка по факту выявленных нарушений

    09.07.2021 я допустила ошибку при оформлении трудовой книжки уволенного сотрудника Соткина Н.Е. по причине невнимательности, в трудовую книжку внесены поправки в соответствии с законодательством РФ.

    Утрата документов

    09.07.2021 мной были утрачены неподписанные ведомости о выплате аванса, расчетные листы, при следовании с почты до офиса я забыла их в такси. Документы вернуть не удалось, они были восстановлены.

    Задержка документов

    09.07.2021 мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. Сейчас описи оформлены кладовщиком, подписаны мной и переданы руководителю.

    Обратите внимание, что универсального способа, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали, не существует. В каждой ситуации необходимо донести до руководства правдивые аргументы, подкрепленные документальными доказательствами.

    Отказ от дачи объяснений

    Руководство должно потребовать объяснений, но работник вправе отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснительная записка провинившегося работника на имя начальника не поступила, необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений. Этот документ составляет та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины. Лучше всего делать это в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить. После этого разрешается начинать процедуру оформления дисциплинарного взыскания — предупреждения, выговора или увольнения, если работник ранее неоднократно подвергался наказанию в течение последнего года, но продолжает нарушать дисциплину.

    Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти акты и записки послужат доказательством правильных и обоснованных действий работодателя. Судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными записками оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства приведем апелляционное определение Московского городского судаот 24.08.2016 по делу № 33-27314/2016, в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для этого послужило отсутствие письменных объяснительных записок по факту отсутствия на рабочих местах.

    Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки подходите предельно внимательно и не считайте ее ненужной бюрократией.

    Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

    Скачать образец объяснительной записки на работу при неисполнении служебных обязанностей

    • 2021-08-09 08:24:14
      Главное — не как правильно написать пояснительную записку, а как договориться с начальством и убедить его, что нарушение больше не повторится.

    Правовые документы

    Дидух Юлия

    Дидух Юлия бухгалтер, юрист

    В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года

    Анализ
    ×
    Пухов В. В.
    Соткин Н. Е.
    Дидух Юлия
    Кошкин Марат Сергеевич
    Петрова П. П.
    Общество с ограниченной ответственностью
    Компании