Главная особенность России – как нигде в мире, широкомасштабное использование усиленных электронных подписей и мер криптографической защиты информации, которое позволяет эффективно решать проблемы оперативного характера, однако создает головную боль при длительном хранении документов. Кроме того, пожалуй, ни одна другая страна мира не делает такой упор на создание целой системы централизованных электронных реестров, регистров и кадастров, которые уже сегодня стали главными хранилищами правоустанавливающей информации – что неизбежно ведёт к уменьшению значимости документов личного хранения. В последнее время начался революционный процесс сбора регуляторами первичной информации о деловых операциях вместо синтетической отчётности, что в перспективе неизбежно приведёт в трансформации всей системы учёта и отчётности. Этому в мире тоже практически нет аналогов, уверена ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская.
На сегодняшний день в России нет законодательной базы для возможности полного отказа от бумажных документов. Существуют отрасли, где сохраняется обязательное использование бумажного экземпляра. Например, документы ограниченного доступа или кадровая документация, архивные документы длительного хранения. Между тем, во многих сферах нет строгого запрета на обмен документами в электронном виде, а некоторыми регуляторами это даже поощряется. Представление налоговой и бухгалтерской отчётности уже давно формализовано и переведено на «рельсы» ЭДО, напоминает руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.
Но главный сдерживающий фактор – это консерватизм руководителей бизнеса, добавляет руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова. К сожалению, часть из них все еще психологически не готова воспринимать как легитимный документ, в котором не поставлена физическая подпись. Эта проблема будет решаться дольше остальных. Полный переход к СЭД будет происходить постепенно с омоложением руководящего состава организаций.
В каждой стране, несомненно, существуют свои нормативные акты по работе с тем или иным типом электронных документов, они могут дополняться отраслевыми правилами и регламентами в каждой отдельной компании. Однако, особенностями практически всех современных систем СЭД/ЕСМ является возможность быстрой настройки или кастомизации, поддержка различных языков, отмечает руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин.
Применение электронных документов на российском рынке имеет хорошие перспективы. Во-первых, государство активно поддерживает электронное взаимодействие в коммуникации и обмене информацией с бизнесом. Во-вторых, самому бизнесу сейчас удобнее и экономически целесообразнее вести документооборот в электронном виде. Об этом говорит директор по развитию FTS Russia Светлин Савов и в числе основных факторов влияния на внедрение электронного документооборота называет изменения законодательства, упрощение работы с провайдерами ЮЗЭДО, тенденции к цифровизации бизнеса и практику выстраивания цифровых бизнес-процессов.
Подробности читайте в аналитическом материале раздела «ЕСМ» от 17 декабря 2019 г. «Работа с электронными документами. Проблемы, особенности российского рынка, решения, комментарии отечественных экспертов».