В последнее время появляется все больше программных продуктов в форме SaaS. Насколько эта модель перспективна для малых и средних компаний, для компаний, которые только открывают свой бизнес? Какие типы SaaS решений популярны для подобного рода заказчиков, какие задачи позволяют решать? Какие решения существуют для автоматизации бухгалтерии, совместной работы, взаимоотношений с клиентами, систем документооборота? Данные вопросы мы попросили прокомментировать Александра Прохорова, менеджера по исследованиям IDC, автора ежегодного отчета о рынке Облачных услуг в России.
Программное обеспечение из публичного облака — это та модель, которая, востребована в первую очередь со стороны СМБ сектора. Для малых и средних компаний не так остро стоит проблема безопасности как для корпоративного сектора. Не то чтобы клиенты из числа малых компаний готовы мириться с задержками в доступности сервиса — нет, все хотят надежности доступности, но, тем не менее, SOHO и СМБ-клиенты реже хранят государственные тайны, чаще пользуются бесплатной почтой как корпоративной, среди них больше процент использующих не лицензионные программы. Поэтому для данной категории пользователей переход на SaaS модель — это подчас путь не в сторону меньшей безопасности, а наоборот. Крупные компании медленнее переходят на SaaS. И это не только вопрос безопасности. В крупных компаниях уже сложилась некая ИТ инфраструктура, внедрение SaaS идет скорее как замена существующего решения, а потому фактор экономии не так очевиден. Если же мы говорим о стартапах — о компаниях, которые в самом начале пути, то им, как правило, только предстоит построить ИТ инфраструктуру, и часто сложно заранее спрогнозировать объем потребления ресурсов в будущем. Поэтому эластичное потребление ИТ ресурсов, потребление ПО из облака для них особенно актуально. Так какие же приложения наиболее актуальны для СМБ?
Без чего не обходится ни одно предприятие, так это без ведения бухгалтерии и сдачи отчетности. Наиболее распространенное приложение для автоматизации бухгалтерии для СМБ верхнего уровня – это решение от компании 1С, которое сегодня доступно как в форме SaaS так и в форме аренды по модели ASP с доступом через интернет. Для СМБ нижнего уровня и индивидуальных предприятий достаточно широкое распространение в России получило SaaS решение «Моё дело», которое предоставляет пользователям возможности ведения бухгалтерии и кадрового учёта в одном сервисе, получения бесплатных консультаций и отправки отчётности через интернет. На сегодняшний день уже более 100 тысяч предпринимателей выбрали данный сервис.
Среди СМБ нижнего уровня достаточно много компаний, которые не только пользуются пиратским ПО, но и находятся в теневой зоне, то есть не сдают финансовой отчетности. Иногда потому что не хотят платить налоги, но бывает и так, что потянуть бухгалтерский учет и сдачу отчетности задача для них непосильная. Постепенно борьба с теневой экономикой подвигает такие компании к необходимости навести порядок в учете ресурсов. И здесь наличие простой онлайн бухгалтерии может быть очень востребованным решением. Помимо сервиса «Мое дело», который решает проблемы для подобного рода компаний, следует упомянуть другой онлайн-сервис для малого бизнеса – «Бухгалтерия.контур», который предоставляет возможности автоматизации бухгалтерского учета, расчета зарплаты и сдачи отчетности. Тем кто планирует внедрение онлайновой бухгалтерии имеет смысл рассмотреть также такие SaaS-сервисы как «БухСофт-Онлайн», «Небо», «Ассистент».
Не менее актуальной задачей для небольших компаний является обеспечение сотрудников офисными приложениями и средствами организации совместной работы. В первую очередь здесь следует обратиться к сервисам Microsoft и Google, которые предлагают достаточно широкий набор приложений из облака. Например, пакет «Microsoft Office 365 для малого бизнеса расширенный» рассчитанный максимально на 25 пользователей, предоставляет возможности работы с приложениями Word, Excel, PowerPoint и OneNote, электронной почтой корпоративного уровня, (Exchange Online позволяет сохранять до 50 ГБ данных на пользователя), функции обмена мгновенными сообщениями, возможности проведения видеоконференций в Lync, а также собственный веб-сайт без дополнительной оплаты за хостинг.
Google Apps for Work предоставляет компаниям возможности электронной почты с корпоративным адресом, голосовой и видеочат, интегрированные онлайн-календари, сетевое пространство для хранения файлов, работу с документами, электронными таблицами, презентациями и формами. Редактор для создания сайтов и инструменты безопасности, сейф для предоставления электронных документов и ряд других возможностей.
Согласно недавним анонсам скоро появится новый офисный набор офисных приложений от отечественного разработчика. Компания «Новые облачные технологии» объявила о планах по выпуску отечественного сервиса «МойОфис» — аналога облачных приложений Microsoft Office 365, который разрабатывается с 2013 г. группой специалистов более чем из 130 человек.
Целый ряд приложений для организации совместной работы, предлагает сервис Teamtools, а именно набор модулей для корпоративного портала, включая: Контакты; Управление задачами; Управление проектами; Управление документами и Канцелярия; Управление оргструктурой; Файловое хранилище; Календарь и групповое планирование; Система коммуникационного взаимодействия; и On-line редактор документов формата Word.
Среди продуктов для совместной работы и управления проектами необходимо упомянуть отечественный SaaS сервис «Мегаплан», который объединяет ряд программ по управлению проектами, взаимоотношениями с клиентами, финансами и коммуникациями, ориентируясь на СМБ.
Говоря о таком сервисе организации коллективной работы как корпоративная социальная сеть необходимо упомянуть SaaS решение «Битрикс 24?, которое активно развивается.
Среди СМБ сектора велик процент компаний, которые занимаются интернет-торговлей. Существует целый ряд SaaS сервисов, позволяющих быстро открыть свой онлайн магазин. Эти решения предназначены именно для СМБ. Действительно, работать с интернет-магазином, который построен по шаблону, с ограниченными возможностями по изменению функционала для большой организации не всегда удобно. А вот для начинающей компании быстро создать каталог или интернет-витрину и в считанные часы начать продавать свои товары зачастую является необходимым. Здесь достаточно много решений от российских разработчиков. Таких как, например InSales.ru. Компания, занимается разработкой SaaS платформы для создания интернет-магазинов более семи лет. Сервис набрал более 3000 клиентов. Помимо платформы в аренду компания также предоставляет услуги по созданию, продвижению и поддержке работы интернет-магазина, включая консультирование, разработку дизайна, наполнение базы товаров, продвижение магазина в интернете. В данной области следует упомянуть такие SaaS-сервисы как UMI.ru, ShopExpress, Recommerce, Ecwid, и StoreLand.
Важное направление для СМБ – это системы управленческого учета для торговли: оптовой, розничной и интернет-магазинов. Здесь, конечно, следует выделить решение «МойСклад» один из первых отечественных SaaS продуктов – решение, которое позволяет управлять продажами и закупками, вести складской учет, контролировать финансы, работать с клиентской базой, печатать необходимые документы, объединить в одной системе несколько филиалов, складов, офисов или точек продаж. Большинство клиентов сервиса (около 90%) — это малые предприятия с числом сотрудников менее 100 человек.
Достаточно много на российском рынке компаний, которые предлагают CRM решения в виде SaaS. Назовем лишь некоторые – AmoCRM, DirectCRM, SalesMax, ASoft CRM.
Существуют на российском рынке также решения для автоматизации документооборота для малых и средних компаний. Для СМБ нижнего уровня можно порекомендовать ознакомиться с SaaS сервисом Docloud — система позволяет создавать документы на основе шаблонов, хранить и систематизировать документы по направлениям, настраивать параметры доступа к документам, а также предоставляет функции согласования и утверждения документов. Для СМБ верхнего уровня (более 50 человек) интересно рассмотреть SaaS сервис DirectumRX от компании Directum. DirectumRX предоставляет пользователям управление документами, автоматизацию взаимодействия сотрудников, ведение договорной работы и организацию делопроизводства.
Список SaaS решений для СМБ можно продолжить, это направление активно развивается. Каждый год появляется десятки новых SaaS-сервисов, которые автоматизируют работу малых и средних предприятий.
Однако, сервис DirectumRX от компании Directum, как новинка на рынке, представляет особый интерес, и мы попросили руководителя группы аналитики и внедрения Synerdocs Ивана Агапова ответить на ряд вопросов Компьютерры.
Переводим ли в принципе документооборот в облако? Какие процессы обмена документами можно полностью перевести в облако?
Да, как внутренний, так и внешний документооборот можно дать на откуп SaaS-решениям. В этом случае компании избегают целый ряд сложностей и издержек, связанных и с организацией процессов делопроизводства и с непосредственным взаимодействием. Согласитесь, хорошо, когда голова не забита этими заботами и можно сосредоточиться на собственно бизнесе.
Тем более, что решений довольно много: подавляющее большинство операторов ЭДО (операторы обмена документами), которые предлагают своим клиентам обмен электронными документами с контрагентами, предлагают использовать свои программные продукты в форме SaaS. Сервисы располагаются в ЦОДе, операторы предлагают клиентам для работы свои варианты доступа в облако (веб-клиенты) или интеграционные решения, которые интегрируются через API с системой оператора. Аналогично и с решениями для внутреннего документооборота, разработчики которых уже давно предлагают «облачный» вариант доступа. Например, тот же Directum RX.
Для СМБ видится сильно меньше препятствий именно для работы с электронными документами, так как у них попроще бухгалтерия, меньше генерируется данных и они реже сталкиваются с такими документами, которые российское законодательство не разрешает хранить в электронном виде. Для малых и средних компаний наиболее комфортно переводить в электронный вид работу с первичкой и договорами. И вообще для СМБ-кластера перевод документооборота в SaaS кажется наиболее простым и менее рискованным.
С какими рисками может столкнуться малый или начинающий бизнес при работе с SaaS, как к ним подготовиться?
Потенциально возможны риски утери информации и ухода с рынка компании, которая предлагает SaaS-решение. Но в этом случае все игроки на рынке ЭДО предлагают те или иные гарантии того, что ничего и никогда не пропадет, а ваши документы останутся только вашими. Если сравнить статистику потерь и порчи бумажных документов, то можно прийти к выводу, что электронные документы – вообще самый безопасный способ работы с корпоративной информации. Операторы ЭДО используют инструменты отказоустойчивости и резервного копирования данных, а также многие из них уже успели наработать себе авторитет надежных и доверенных поставщиков ИТ-решений.
Есть другие, уже косвенные риски, например, проблемы с доступом в Интернет, но риск этот сродни «а если сгорит офисный центр, в котором у нас аренда». Даже в этом случае можно резервировать доступ или работать из дома – надо только иметь с собой токен с электронной подписью.
Как может оператор ЭДО помочь растущему бизнесу, есть ли особые возможности для СМБ-сектора?
Здесь стоит в целом сказать о стоимости электронных документов и процессов, связанных с ними. Кончено, СМБ не генерирует мощный исходящий трафик, поэтому его расходы на почту не столь уж высоки, но собственно отправка документа – это далеко не единственная издержка. Оператор возьмет на себя хранение документов, их быстрый поиск, позволит эффективней анализировать, готовить к отправке в контролирующие органы и т.п. Все это даст возможность небольшой компании быть менее зависимой от крупных партнеров или от каких-то других внешних факторов.
Ну кроме того, что оператор берет на себя всю заботу о документах и их хранении, он может предложить пакетные тарифы, включающие не только трафик, но и электронную подпись. Меньше организационных вопросов, меньше проволочек – быстрее решения, оперативность которых для СМБ очень важна.
Видите ли вы какую-то специфику ожидания СМБ от SaaS-решений?
Малый бизнес, не смотря на всю свою гибкость и адаптируемость, предпочитает решения с высокой степенью готовности к работе здесь и сейчас. Ему не нужен длительный процесс внедрения, аналитика, тестовая эксплуатация и все прочее, что сопутствует крупным ИТ-внедрениям. Ему нужен готовый процесс, который можно взять как есть и начать с ним работать.
В этом и кроется специфика ожиданий СМБ от SaaS (да и не только от облаков, но и от ИТ в целом) – он требует готовых решений. Те же операторы ЭДО могут ему многое дать: например, интеграционные решения, способные объединить в общую инфраструктуру работу с информацией в компании. Часто это актуально для небольших интернет-магазинов, которым надо и документами управлять, и логистикой, и взаимодействием. СМБ рад отдать это все в один SaaS-сервис и не волноваться. Другой пример: у СМБ вряд ли есть сложная внутренняя система документооборота, поэтому компании будет актуально решение вопроса создание документа в учетной системе, его согласование и отправка. Оператор ЭДО может помочь решить этот вопрос.